Beleidscyclus en planning & control

De Posten werkt met een systematische beleidscyclus, integraal onderdeel van een kwaliteitsbewuste organisatie. Deze cyclus is een proces van voorbereiding, opstelling, besluitvorming, uitvoering en evaluatie van het beleid. Strategie- en beleidsplanvorming vinden plaats in regelmatige bijeenkomsten met de directeur-bestuurder. Van deze bijeenkomsten, die zijn beschreven in de Overlegstructuur van de Posten, is de planning op deze beleidscyclus is afgestemd.
De beleidscyclus kent daarbinnen de jaarlijkse planning voor de begroting en het jaarplan (de koers). Het doel van de beleidscyclus is het (bij)sturen van het beleid van de Posten aan de hand van een duidelijke werkwijze en met het juiste inzicht en overzicht (o.a. in de vorm van maand- en kwartaalrapportages). Daarnaast zorgt de beleidscyclus voor een verbeterde synchronisatie van beleidsvoeringprocessen. Dit wordt bereikt door het werken met de beleidscyclus als basissystematiek én door een meer systematische informatievoorziening over en weer en door minder ad hoc beleid en informatievragen. Kortom: door alle betrokkenen de ruimte te geven binnen de periodieke kaderstelling.



Kwaliteitsplan 2024
Verslag 2023

Risicoparagraaf

Risicobeheersing

Financieel
De bestuurder van de Posten is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een
effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de
productregistratie en –verantwoording en het voldoen aan de vastgestelde regeling Administratieve Organisatie/Interne Controle en vergelijkbare regelingen van Zorgverzekeraars en Gemeente. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het volledige traject omvat vanaf de kennismaking met de klant tot en met de verantwoording aan het Zorgkantoor, Zorgverzekeraars, Gemeenten en de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit). I.v.m. continuïteit wordt per kwartaal een AO/IC controle opgeleverd en met de directeur-bestuurder en het Kernteam besproken. Verbeteracties volgen we binnen de regulier zorgcontracterings-overleggen.

 Kwaliteitsmanagementsysteem
De Posten beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem, het “Kwaliteitskompas”. Eén keer per twee jaar voert de Posten een directiebeoordeling uit op de verschillende instrumenten en systemen van dit systeem. Op deze wijze brengt de Posten alle bedrijfsprocessen in kaart, wordt beoordeeld of deze naar wens functioneren en wordt er gekeken naar risico’s en mogelijkheden tot verbetering om hierop te sturen. De belangrijkste resultaten en verbeterkansen van de meest risicovolle processen bespreekt de directie jaarlijks met het Kernteam.
De directiebeoordeling ondersteunt de Posten in het behalen van de beoogde doelstellingen.
Door integratie van de algemene informatie vanuit de Directiebeoordeling op de website Kwaliteit in Beeld vormt deze website een totaalbeeld van de actuele situatie van onze Kwaliteit.

Verslag 2023

Overzicht voornaamste risico’s, onzekerheden en aandachtspunten

 De voornaamste risico’s en onzekerheden voor De Posten zijn:

• De krapte op de arbeidsmarkt en het uitblijven van passende oplossingen hiervoor kan een risico zijn. In 2024 start de Posten met een viertal programma's waarin met behulp van de schijf van 5 inclusief anders werken hier een oplossing voor gevonden moet gaan worden
• Het starten van het noodzakelijke verandertraject binnen de Posten kan een risico vormen. Medewerkers moeten goed aangehaakt worden op het gegeven dat het werk gaat veranderen. Als dit niet goed lukt kan dit een toename in de uitstroom van medewerkers hebben
• De omzet die De Posten maakt in de Wet langdurige zorg (Wlz) loopt een risico omtrent het systeem van persoonsvolgende bekostiging. Er worden geen plafonds meer gehanteerd per zorgorganisatie. Aanbieders lopen het risico dat men een deel van de omzet dient terug te betalen aan het zorgkantoor wanneer het regiobudget wordt overschreden. Het zorgkantoor heeft toegezegd zich op diverse wijzen optimaal in te spannen om dit te voorkomen
• De Posten sluit met zorgverzekeraars omzetplafonds af. In de loop van het jaar én ook na afloop van het jaar wordt vaak definitief duidelijk wat het omzetplafond daadwerkelijk wordt. Het kan zijn dat dan een deel van de totale omzet niet wordt vergoed
• Er is onzekerheid over de energiekosten in 2024. In afwachting van nieuwbouw is de bestaande huisvesting (deels) in gebruik niet energiezuinig. Lage temperaturen zijn van invloed op de kosten die hiervoor zijn begroot. De medewerkers van De Posten zijn en worden opgeroepen om bewust met energie om te gaan
• De Posten ziet in 2024 een risico ten aanzien van de opdrijvende krachten in de personeelskosten door schaarste (dure PNIL) en door de dreigende CAO-verhoging die mogelijk niet volledig vergoed wordt in de tarieven
• Besluitvorming over nieuwbouw heeft plaatsgevonden. Het gegeven dat de nieuwbouw in 2027 afgerond wordt, brengt een aantal risico's met zich mee. De bestaande gebouwen brengen risico’s met zich mee zoals onderhouds- en aanpassingskosten en door oude huisvesting kans op leegstand en minder aantrekkelijk zijn als werkgever
• De bedrijfsvoering, kosten en vergunningen die samenhangen met de bouw van Woonpark de Posten en de financiële beoordeling door financiële instanties blijft ondanks dat het er nu goed uitziet (businesscase en huidige bedrijfsvoering) een risico. Deze risico’s worden structureel gevolgd en besproken en waar nodig aangepakt