Bedrijfsvoering

Beleidscyclus en planning & control

De Posten werkt met een systematische beleidscyclus, integraal onderdeel van een kwaliteitsbewuste organisatie. Deze cyclus is een proces van voorbereiding, opstelling, besluitvorming, uitvoering en evaluatie van het beleid. Strategie- en beleidsplanvorming vinden plaats in regelmatige bijeenkomsten met de directeur-bestuurder. Van deze bijeenkomsten, die zijn beschreven in de Overlegstructuur van de Posten, is de planning op deze beleidscyclus is afgestemd.
De beleidscyclus kent een looptijd van vier jaar met daarbinnen de jaarlijkse planning voor de begroting en het jaarplan (de koers). Het doel van de beleidscyclus is het (bij)sturen van het beleid van de Posten aan de hand van een duidelijke werkwijze en met het juiste inzicht en overzicht (o.a. in de vorm van maand- en kwartaalrapportages). Daarnaast zorgt de beleidscyclus voor een verbeterde synchronisatie van beleidsvoeringprocessen. Het is gericht op effectiviteit en doelmatigheid van de structuurelementen van de cyclus. Dit wordt bereikt door het werken met de beleidscyclus als basissystematiek én door een meer systematische informatievoorziening over en weer en door minder ad hoc beleid en informatievragen. Kortom: door alle betrokkenen de ruimte te geven binnen de periodieke kaderstelling.




De plannen voor 2022 zijn als volgt:
  • In 2022 zetten we in op het optimaliseren van de PDCA middels de Beleidscyclus en maken deze visueel. Dit om beter inzicht te geven in de strategie en het beleid van de Posten, de bijbehorende processen en de samenhang hiervan. En om, in combinatie met de overlegstructuur, tot de juiste stappen te komen en de wijze waarop men zijn of haar eigen rol hierin zo goed mogelijk kan uitoefenen
  • In het kader van het optimaliseren van de bedrijfsvoering gaan we:
    • in de wijkverpleging toewerken naar “planning is realisatie” met de in het Kernteam vastgestelde norm
    • ons heroriënteren op onze Huishouding
    • de doelstellingen van de teamplannen verbinden met het Jaarplan
    • het dashboard verder implementeren en uitbouwen
    • de in-, door- en uitstroom van klanten (bedbezetting) blijvend bewaken
  • In 2022 vervolgen we onze weg om projectmatig te werken aan de doelstellingen in ons Jaarplan. Dit om te groeien als klantgerichte organisatie en om de organisatie voor te bereiden op onze nieuwbouw
  • Voor het volgen van de status van de doelstellingen ontwikkelen we in 2022 een (nieuw) digitaal Project- en/of Jaarplansysteem waartoe ook medezeggenschap en andere betrokkenen toegang hebben
  • Ten aanzien van de nieuwbouw gaan we ons in 2022 heroriënteren op en vormgeven van onze logistieke processen op basis van onze visie, beschreven in ons visiedocument Visie & Focus

  • In het kader van bedrijfsmatig(er) en resultaatgericht(er) werken:
    • hebben we in het Jaarplan 2022 streefwaardes en KPI’s opgenomen, die per kwartaal worden gevolgd. Om focus en overzicht te blijven houden op de initiatieven binnen dit plan, zullen we hierin samenhang en prioritering gaan aanbrengen door op een projectmatige wijze verder te gaan werken. Projecten worden via projectbrieven beschreven en gevolgd. Naast onze overlegstructuur zal een nieuw digitaal Jaarplan-/projectmanagementsysteem en onze huidige beleidscyclus ons ondersteunen om gezamenlijk onze doelstellingen tenrealiseren. Afgeleid hiervan zullen ook de teamplannen worden gerealiseerd en vóór maart 2022 worden opgeleverd
    • is door de inzet van dashboards meer inzicht en sturing gerealiseerd op de te bereiken doelstellingen
    • zijn we in 2021 gestart met het project: van registreren naar regisseren. Een project met als doelstelling om door het verminderen van de administratieve last de medewerkerstevredenheid te verhogen en meer tijd voor de klant te realiseren
    • In het kader van onze visie op behandeling op basis van samenwerking tussen verschillende disciplines zijn we in 2021 een project gestart om, in samenwerking met ketenpartners, behandeling intramuraal en in de wijk toekomstbestendig te gaan inrichten. In 2022 vindt dit project zijn vervolg
  • Onderdeel van de Beleidscyclus is het Verbeteroverzicht. Deze is in 2021 ontwikkeld en bedoeld om als organisatie continu te kunnen blijven leren en ontwikkelen. Basis van de dit overzicht is daarom de leer- en ontwikkelinformatie onder “Gebruik van Informatie” op onze website Kwaliteit in Beeld. Het wordt in 2022 onderdeel van de teamplannen

Risicoparagraaf

Overzicht voornaamste risico’s, onzekerheden en aandachtspunten

Financieel
De voornaamste risico’s en onzekerheden voor de Posten zijn:
  • Stichting De Posten heeft in boekjaar 2022 nog steeds te maken met de gevolgen van de uitbraak van het coronavirus. Weliswaar is de impact op de bedrijfsvoering veel lager dan in de voorgaande jaren. Het ziekteverzuim is echter nog zeer hoog, wat in grote mate indirect samenhangt met de virusuitbraak. We zien verder ook dat de patiëntgebonden kosten blijvend hoog zijn, doordat de situatie nog steeds vraagt om extra beschermingsmaterialen. De Posten streeft er naar om de financiële gevolgen te beperken door interne maatregelen, aangevuld met de ondersteunende maatregelen van de NZA, zorgverzekeraars, zorgkantoren en gemeentes. De beleidsregel die de negatieve gevolgen van Covid-19 deels afdekken voor 2022 is door de NZa reeds gepubliceerd. Voor wat betreft de ZVW en het sociale domein is nog onduidelijkheid of hier opnieuw regelingen voor zullen gaan komen. De huidige exploitatie en de berichtgeving van de vergoeding van neerkosten Covid door de NZa geven voldoende vertrouwen op de houdbaarheid van de financiële ratio’s
  • De omzet die De Posten maakt in de Wet langdurige zorg (Wlz) loopt een risico omtrent het systeem van persoonsvolgende bekostiging. Er worden geen plafonds meer gehanteerd per zorgorganisatie. Aanbieders lopen het risico dat men een deel van de omzet dient terug te betalen aan het zorgkantoor wanneer het regiobudget wordt overschreden. Het zorgkantoor heeft toegezegd zich op diverse wijzen optimaal in te spannen om dit te voorkomen
  • De Posten sluit met zorgverzekeraars omzetplafonds af. In de loop van het jaar én ook na afloop van het jaar wordt vaak definitief duidelijk wat het omzetplafond daadwerkelijk wordt. Het kan zijn dat dan deze overproductie niet wordt vergoed
  • De energiekosten zullen in 2022 fors hoger zijn dan in 2021. De medewerkers van De Posten zijn en worden opgeroepen om bewust met energie om te gaan
Kwaliteitsmanagementsysteem
De beoordeling van de processen van ons kwaliteitsmanagementsysteem (directiebeoordeling) over 2021 vindt in 2022 plaats. Bij de aanpak van de aandachtspunten uit deze beoordeling nemen we de geconstateerde aandachtspunten vanuit de 1e opvolgaudit in april 2022 mee.

  • De aandachtspunten vanuit de Directiebeoordeling over 2020 en vanuit de externe audit van onze ISO-certificering in april 2021 zijn in 2021 opgepakt. Dit waren: de gesprekkencyclus, de opleidingsbehoefte en verzuim en duurzame inzetbaarheid. U vindt deze punten terug bij de betreffende onderwerpen op deze website

Risicobeheersing

Financieel
De bestuurder van de Posten is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de productregistratie en –verantwoording en het voldoen aan de vastgestelde regeling Administratieve Organisatie/Interne Controle en vergelijkbare regelingen van Zorgverzekeraars en Gemeente. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het volledige traject omvat vanaf de kennismaking met de klant tot en met de verantwoording aan het Zorgkantoor, Zorgverzekeraars, Gemeenten en de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) I.v.m. continuïteit wordt per kwartaal een AO/IC controle opgeleverd en met het Kernteam besproken. Verbeteracties volgen we binnen de regulier zorgcontracterings-overleggen.

Kwaliteitsmanagementsysteem
Eén keer per twee jaar voert de Posten een directiebeoordeling uit op de verschillende instrumenten en systemen van het kwaliteitsmanagementsysteem (“Kwaliteitskompas”). Op deze wijze brengt de Posten alle bedrijfsprocessen in kaart, wordt beoordeeld of deze naar wens functioneren en wordt er gekeken naar risico’s en mogelijkheden tot verbetering om hierop te sturen. De belangrijkste resultaten en verbeterkansen van de meest risicovolle processen bespreekt de directie jaarlijks met het Kernteam.
De directiebeoordeling ondersteunt de Posten in het behalen van de beoogde doelstellingen: door borging van de processen in het Jaarplan wordt de status regulier gevolgd in de kwartaalrapportages, de stuurgroep Kwaliteit in Beeld en de daarop volgende Directiebeoordeling.
Door integratie van informatie vanuit de Directiebeoordeling op de website Kwaliteit in Beeld vormt deze website een totaalbeeld van de actuele situatie van onze Kwaliteit.
De aandachtspunten vanuit de Directiebeoordeling staan genoemd onder “Overzicht voornaamste risico’s, onzekerheden en aandachtspunten”.
De plannen voor 2022 zijn als volgt:
  • In 2022 voeren we een directiebeoordeling uit over het jaar 2021. De algemene resultaten vermelden we, na bespreking met directie en managers, op deze website