Bij de Posten zijn de vier onderscheiden thema’s (compassie, uniek zijn, autonomie en zorgdoelen) voor onze zorgprofessionals richtinggevend bij de kwaliteitsverbetering op het terrein van persoonsgerichte zorg en ondersteuning. Dit geldt niet alléén voor onze klanten met een indicatie voor intramurale Wlz-zorg, maar ook voor onze klanten met een Wlz-indicatie voor langdurige zorg thuis.

Thema Compassie

De Posten vindt het belangrijk dat de klant nabijheid, vertrouwen, aandacht en begrip ervaart. Om te toetsen of onze klanten onze zorg- en dienstverlening ook zo ervaren, hebben wij hierover vragen opgenomen in onze klanttevredenheidsonderzoeken. Uit de reacties blijkt dat wij hieraan voldoen: klanten geven aan dat medewerkers betrokken en zorgzaam zijn. De benaderingswijze ervaren klanten als warm en respectvol. Men groet elkaar en er zijn vaste gezichten op de afdeling, wat bewoners als prettig ervaren. Klanten geven aan dat de medewerkers hen echt kennen.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Thema Uniek zijn

De Posten ziet de klant als mens met een persoonlijke context die ertoe doet en met een eigen identiteit die tot zijn recht komt. Om optimaal aan te sluiten bij zijn/haar wensen, behoeften, levensverhaal en gedrag, kennen en begrijpen onze medewerkers onze klant. Ze weten waar de klant blij van wordt, wat hij/zij plezierig vindt en wat niet en wat zijn of haar voorkeur is op het gebied van onze vier welzijnsthema’s (Eten & Drinken, Muziek, Groen en Bewegen) en daginvulling (zie ook Zinvolle Daginvulling), sociale contacten, seksualiteit en geestelijke verzorging. Ook zijn/haar dierbaren leren wij graag kennen. Samen zorgen we ervoor dat het leven van onze klant zoveel mogelijk geleid kan blijven worden zoals hij/zij dat prettig vindt en waarin ruimte is voor plezier, vreugde en verdriet, maar ook voor kwetsbaarheid en ontroering. Dit alles wordt, zoveel mogelijk bij het eerste contact met onze medewerkers, digitaal vastgelegd in het klantdossier (ECD).

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Thema Autonomie

In onze visie gaat het erom dat de klant, ondanks fysieke, sociale en emotionele uitdagingen, de regie over het eigen leven en welbevinden behoudt, ook bij de zorg in de laatste levensfase. Of de klant een indicatie voor intramurale Wlz-zorg heeft of een Wlz-indicatie voor langdurige zorg thuis, we gaan altijd uit van zijn/haar mogelijkheden, wensen en behoeften, en sluiten daarop aan met onze ondersteuning, zorg en behandeling. Daarbij zijn ook familie en mantelzorgers gelijkwaardige partners. Een relatie op basis van wederzijds respect en vertrouwen vinden wij van essentieel belang om te zorgen dat de klant zich veilig en thuis voelt.

Thema Zorgdoelen

Naast de beschrijving van het levensverhaal van de klant in het klantdossier, wordt bij de aanvang van de zorg met iedere klant en/of zijn contactpersoon ook gesproken over persoonlijke wensen, behoeftes en beperkingen om de zorg en behandeling, zinvolle dagbesteding en ondersteuning (zie ook Zinvolle Daginvulling) hierop goed te kunnen laten aansluiten. Deze afspraken en doelen leggen wij direct bij aanvang van de zorg vast in een voorlopig zorgplan (met in ieder geval informatie over medicatie, dieet, primaire hulpvraag, een eerste contactpersoon) waarover de klant binnen 24-uur beschikt en dat binnen zes weken na de intake wordt omgezet naar een volledig en definitief zorgplan. De afspraken over handelen bij calamiteiten ligt bij de Posten vast in het kwaliteitsmanagementsysteem (Kwaliteitskompas).
De verantwoordelijkheid voor het opstellen van het zorgplan is belegd bij een verzorgende van tenminste niveau 3 (IG) of bij een zorgverlener van tenminste niveau 3.
Dit zorgplan wordt door de klant of eerste contactpersoon ondertekend en is eigendom is van de klant.
Om ervoor te zorgen dat dit klantdossier blijft aansluiten bij de mogelijkheden en wensen van de klant wordt deze minimaal ieder halfjaar geëvalueerd met de klant en zijn/haar familie of mantelzorger. In de thuiszorg vindt deze evaluatie indien gewenst met de wijkverpleegkundige plaats. Het klantdossier is op ieder moment via Carenzorgt.nl te raadplegen door de klant zelf en indien de klant daarvoor toestemming geeft, ook door de eerste contactpersoon van de klant.

De arts (specialist ouderengeneeskunde in Woonzorg, huisarts in thuiszorg) maakt met de klant afspraken m.b.t. het medisch beleid, zoals bv. over reanimatie en euthanasie. Afhankelijk van de complexiteit van de zorgbehoefte kan de specialist ouderengeneeskunde betrokken worden als consulent en sparringpartner van de huisarts of – als de kwetsbaarheid en de complexiteit van de problematiek toeneemt – als medebehandelaar (al dan niet kortdurend) of hoofdbehandelaar van de klant.

Het op correcte en adequate wijze vastleggen van de afspraken met de klant (dossiervoering), is bij de Posten een continu proces van aanscherpen. Het draagt bij aan de kwaliteit van zorg en een goede multidisciplinaire samenwerking. Dossiervoering is tevens onderdeel van het in ons kwaliteitsmanagementsysteem beschreven en vastgelegde proces rondom het in zorg nemen tot en met het beëindigen van de zorg van de klant. We investeren in de benodigde voorwaarden voor goede dossiervoering zoals bijvoorbeeld het bieden van scholingen, stimuleren tot reflectie op de werkwijzen, ondersteuning door kwaliteitscoaches bij het oppakken van verbeteracties en bij de implementatie op teamniveau. Borging en bewaking hiervan vindt plaats binnen het Kwaliteitskompas, Kwaliteit in Beeld en het overzicht verbeteracties n.a.v. audits dat volgens de beleidscyclus volgt. Uit interne observaties, intercollegiale toetsingen, klantdossiers en gesprekken met klanten en professionals toetsen wij of de beoogde resultaten zijn behaald. Dit om te bereiken dat de Posten in alle fases van het klantproces aantoonbaar methodisch werkt aan persoonsgerichte zorg en behandeling ten behoeve van de verbetering van onze kwaliteit van zorg, welzijn en behandeling.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

De Posten werkt continu aan haar kwaliteit van zorg- en dienstverlening. We actualiseren doorlopend ons kwaliteitsmanagementsysteem dat onze medewerkers ondersteunt in hun dagelijks werk, we organiseren intercollegiale toetsingen met ons lerend netwerk, we dragen zorg voor interne audits, we inventariseren (bijna) incidenten binnen onze incidentencommissie en we geven onze professionals voldoende ruimte en tijd bij het vormgeven van de kwaliteit van hun werk waarin leren en ontwikkelen een grote rol spelen. Daarnaast vindt één keer per maand een overleg plaats met de stuurgroep Kwaliteit in Beeld waarin de kwaliteit en veiligheid binnen de Posten wordt besproken, bewaakt en geborgd en waaraan een brede vertegenwoordiging van de Posten (de zorgmanagers, de kwaliteitscoaches, de beleidsadviseurs, een delegatie van de VAR, de adviseur directie en de directeur-bestuurder) deelneemt. Deze overlegvorm is gekoppeld aan de beleidscyclus zodat de hieruit besproken onderwerpen ook op beleidsniveau worden gevolgd en bewaakt. Binnen deze overlegvorm wordt op reguliere basis verbinding gelegd met de commissies en werkgroepen (die deel uit maken van de kwaliteitsstructuur van de Posten (zie Kwaliteitsstructuur).

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Kwaliteitsstructuur (commissies en werkgroepen)

Binnen de Posten functioneert een kwaliteitsstructuur met commissies en werkgroepen, die met elkaar zijn verbonden en structureel onderdeel uitmaken van de beleidscyclus. Deze wijze van multidisciplinair borgen zorgt voor optimaal gebruik van kennis en kunde op de betreffende prestatie(s), bevordering van het cyclisch werken en borging en verbetering van het beleid. Dit voor een goede waarborging van de kwaliteit van zorg- en dienstverlening aan de klanten van de Posten.



Afbeelding: de kwaliteitsstructuur van de Posten

De structuur bestaat uit de commissies: Zorg en Dwang, Incidenten, Geneesmiddelen, Wondzorg en Incontinentie en vanaf 2020 ook de Arbo-commissie. De verschillende commissies zijn gekoppeld aan aandachtsvelders binnen de teams. Op deze wijze worden strategie, tactiek en operatie met elkaar verbonden.



Afbeelding: de verbinding tussen de Commissies, aandachtsvelders en teams

De keuze voor de çommissies is voortgekomen uit de basisthema''s van het kwaliteitskader en de wet- en regelgeving. Ook werkt de Posten met een aantal werkgroepen waarvoor geen verplichting is vanuit wet- en regelgeving maar waarvan wij het belangrijk vinden dat er structurele aandacht voor moet zijn. Het gaat om de werkgroepen opleiden, hulpmiddelen, mondzorg, palliatieve zorg en ouderenmishandeling. 
De commissies en werkgroepen gaan met de geformuleerde doelstellingen de organisatie en medewerkers ondersteunen in de juiste uitvoering van de wet- en regelgeving, het evalueren, het verbeteren en het borgen in de praktijk. Ze werken met een jaarplan en aan de hand daarvan rapporteren zij aan de stuurgroep Kwaliteit in Beeld. Vanuit Kwaliteit in Beeld wordt deze informatie gebruikt voor de directiebeoordeling, de kaderbrief, het Kwaliteitsplan, het opleidingsplan en voor dit Kwaliteitsverslag.
De stuurgroep Kwaliteit in Beeld heeft als belangrijkste taak het bewaken van de kwaliteitsdoelstellingen, de voortgang en het bewaken van de werking / effectiviteit van het Kwaliteitskompas en daarmee van de commissies en werkgroepen. In de stuurgroep Kwaliteit in Beeld komen alle voorgestelde adviezen t.a.v. besluitvorming vanuit de commissies en werkgroepen bijeen.
Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

De Posten werkt volgens de Landelijke Governancecode Zorg 2017. Het draagt bij aan het waarborgen van goede zorg, het realiseren van de maatschappelijke doelstelling en daarmee het maatschappelijk vertrouwen. Daarnaast heeft de Posten medezeggenschap en inspraak op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In overeenstemming hiermee heeft de Posten een Cliëntenraad (CR) en Ondernemingsraad (OR). Ook kent de Posten een Verpleegkundige Adviesraad (VAR).

In het kader van kwaliteitsverbetering draagt de directeur-bestuurder zorg voor transparantie over het gevoerde beleid en heeft de Posten duidelijke afspraken vastgelegd over de informatie die beschikbaar is voor de toezichthoudende en medezeggenschapsorganen.
Naast formele advies- en instemmingsonderwerpen krijgen de raden regelmatig het verzoek mee te denken in plan- en beleidsontwikkeling. Ook ons Organisatie Ontwikkelteam (OOT), onze leidinggevenden en onze sleutelfunctionarissen nemen wij hierin mee. Informatie-uitwisseling vindt plaats middels periodieke overlegvergaderingen (met eventuele aansluiting van inhoudsdeskundigen), themabijeenkomsten, agenda-overleggen, evaluatiemomenten, informatieve bijeenkomsten en indien wenselijk aparte overleggen met de directeur-bestuurder. De planning van de overlegvergaderingen verloopt volgens de beleidscyclus. Onze medewerkers en stakeholders houden wij regulier op de hoogte over de beleidsontwikkelingen middels berichtgevingen op inter- en intranet, blogberichten, vlogfilmpjes, social media, digitale nieuwsbrieven, ons “de Postenmagazine” en via ons kwaliteits- en jaarverslag en kwaliteitsplan, de meeloopstages van de directeur-bestuurder in de teams, lunchbijeenkomsten, informatie-, introductie- en blijfbijeenkomsten voor en met (nieuwe) medewerkers. Tijdens deze bijeenkomsten wordt ook onze visie op leiderschap, waarbij het klantproces centraal staat, altijd besproken. Het is tevens onderdeel van het traject Samen Sturen, één van de randvoorwaarden van onze verbeterdoelen. Dit traject richt zich op meer helderheid en samenhang in de teams en heeft ten doel om samen met de zorgteams de missie en visie van de Posten te realiseren.

De directeur-bestuurder van de Posten is verpleegkundige en gezondheidswetenschapper. Daarnaast vindt borging van de beroepsgroep verpleegkundigen plaats door regulier overleg met de VAR waarvan de voorzitter lid is van het OOT. In onze communicatiestructuur is de betrokkenheid van de specialist ouderengeneeskunde geborgd.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

In 2019 bestond de Raad van Bestuur/Directie uit:

Voor de bezoldiging van de bestuurder conformeert de Posten zich aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS is de Posten ingedeeld in klasse IV, met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor 2019 van €179.000. In het kader van het openbaar te maken informatie over de bezoldiging van topfunctionarissen in de zin van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2019 van de Posten.

De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en de organisatie en dat hij op een zorgvuldige, deskundige en onafhankelijke wijze zijn werkzaamheden uitvoert.

Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en werkwijze Raad van Toezicht

Samenstelling Raad van Toezicht per 31 december 2019:
Rooster van benoeming en aftreding leden Raad van Toezicht:
A = 2e periode na herbenoeming B=datum van aftreden op basis van Governance Code

In november 2019 is unaniem besloten mevrouw Klopper-Kes te herbenoemen als voorzitter van de RvT.
De heer Oude Vrielink en de heer Monninkhoff vormen de financiële auditcommissie.
Mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Van der Voort vormen de Kwaliteitscommissie RvT.
De heer Toet en mevrouw Klopper-Kes vormen de HR-commissie RvT.
Bovengenoemde commissies komen met regelmaat samen met en fungeren als klankbord voor de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor deze onderwerpen.

In de aankomende periode moet de Posten een besluit nemen over het nieuw inrichten van de gebouwen. Daarom heeft de RvT gedurende 2019 in haar scholing aandacht besteed aan de relatie tussen eisen die bouwkundig aan verpleeghuizen worden gesteld en de visie op zorg voor kwetsbare doelgroepen in de toekomst.
De jaarlijkse evaluatie van de RvT heeft, conform de Governancecode Zorg, plaatsgevonden met externe ondersteuning.

Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling

De Posten heeft als maatschappelijke organisatie een rol van betekenis in Enschede, in de eerste plaats voor haar klanten. De hoofdlocatie aan de Posten in Enschede heeft bovendien een belangrijke buurtfunctie voor stadsdeel Zuid. Ook als werkgever wordt de Posten gewaardeerd. Daarnaast kan de Posten rekenen op een groot aantal vrijwilligers die met name uit stadsdeel Zuid afkomstig zijn en daarmee ook voor een stevige band zorgen met de omgeving.
De Posten fungeert als opleidingsinstelling voor veel beroepen in de zorg. Ook de ondersteunende diensten bieden stage- en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast delen wij onze kennis en kunde met onderwijsinstellingen en lopen jaarlijks leerlingen/stagiaires stage bij de Posten of volgen een opleiding. Verder biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan en biedt de Posten onderdak aan studenten en kwetsbare jongeren. Zie hiervoor ook de paragraaf maatschappelijk verantwoord ondernemerschap.

Toezicht vanuit maatschappelijke doelstelling (verslag van de Raad van Toezicht)

Onze visie op toezicht en bestuur
De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en presteren van de Posten, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder en staat hem met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de RvT.

De RvT vervult zijn functie vanuit een maatschappelijk perspectief. Hij let op het behalen van het maatschappelijke doel van de Posten: het geven van goede zorg, zowel intramuraal als extramuraal, binnen de humanistische mensvisie aan mensen met een zorgvraag. Daarnaast let de RvT op de financiële continuïteit en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering. Hij draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van de Posten door inbreng van specifieke expertise.

De toevoeging van waarde aan de Posten keert terug in drie belangrijke taken van de RvT:

1. De Raad van Toezicht is kader stellend
Bij belangrijke vraagstukken van strategie en beleid denkt de RvT mee en adviseert aan de “voorkant”. Hierdoor wordt vanuit verschillende hoeken naar een vraagstuk gekeken. De RvT biedt de directeur-bestuurder een klankbord op strategisch niveau. Dit komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en maakt “controle achteraf” eenvoudiger

2. De Raad van Toezicht is controlerend
De directeur-bestuurder bepaalt het beleid met inachtneming van de statutaire rolverdeling. De RvT controleert de organisatie en de directeur-bestuurder kwantitatief en kwalitatief op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. De RvT kijkt naar de (meerjaren)begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages en het proces van totstandkoming en inbreng van betrokkenen. Voor een gewogen beeld van prestaties van de organisatie voert de RvT ook gesprekken met de Cliëntenraad, Ondernemingsraad, leden van het Kernteam, Organisatie Ontwikkel Team, Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad en incidenteel met personeelsleden uit de organisatie. Daarnaast heeft de RvT jaarlijks ten minste één gesprek met de accountant.
De RvT hecht veel waarde aan risicobewustzijn en -beheersing. Het risicomanagement maakt onderdeel uit van de managementrapportages.
De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor de besluitvorming op strategisch en tactisch niveau. Hij creëert voorwaarden voor een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door een goede planning en voorbereiding van vergaderingen, tijdige beschikbaarheid van stukken en documentatie, verslaglegging van afspraken en besluiten en bijbehorende overwegingen.
De directeur-bestuurder en RvT voorkomen en vermijden tegenstrijdigheid van belangen

3. De Raad van Toezicht is vertegenwoordigend
De RvT vormt een eigen beeld van de maatschappelijke context waarin de Posten opereert en van de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken waarvoor de organisatie staat. Hiertoe onderhoudt de RvT contacten met belangrijke stakeholders en is de RvT divers samengesteld zodat vanuit de sociale achtergrond van de RvT hieraan een goede bijdrage geleverd kan worden. Verkregen inzichten dragen bij aan de visie op de koers en de speerpunten van de Posten

Statuten, reglementen en informatieverstrekking
De statuten en reglementen van de Posten, RvT en directeur-bestuurder voorzien in bepalingen ten aanzien van de kwaliteit en onafhankelijkheid van de RvT, in procedures voor (her)benoeming, schorsing en ontslag en gedragsregels. Integraal onderdeel van het reglement directeur-bestuurder is de Notitie informatieverstrekking. Hierin staat beschreven welke informatie wanneer door de directeur-bestuurder aan de RvT wordt verschaft. De ijkpunten die de RvT hanteert bij zijn toezichthoudende taak zijn beschreven in het reglement RvT. Ook in de visie op toezichthouden komt dit aspect aan de orde.

Werkzaamheden
De RvT heeft in 2019 10 keer vergaderd met de bestuurder waaronder ook themabijeenkomsten over de bouw, ontwikkelingen op HR-gebied, behandeling in de wijk en het traject “samen sturen”. Tijdens deze themabijeenkomsten hebben de bouwmanager en leden van het OOT, afhankelijk van het onderwerp, toelichting gegeven op deze thema’s.
Met uitzondering van de themabijeenkomsten heeft de Raad voorafgaand aan iedere vergadering zelf een voorbespreking. Eén vergadering stond in het teken van de goedkeuring van het jaardocument 2018 en het accountantsverslag (april), waarbij de accountant aanwezig was. De financiële auditcommissie heeft met de directeur-bestuurder, de controller en de accountant het jaarverslag besproken. Enkele leden van de Raad zijn in 2019 aanwezig geweest bij een overleg van de bestuurder met de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad.

In 2019 kwamen o.a. de volgende onderwerpen aan de orde:

• Betrokkenheid opstellen functieprofiel controller
• Betrokkenheid opbouw van de financiële afdeling
• Instemming voortzetting huurovereenkomst ronde vleugel
• Goedkeuring allonge huur ronde vleugel
• Goedkeuring intentieovereenkomst de Posten – Woonzorg Nederland
• Goedkeuring jaarrekening, accountantsverslag en bestuursverslag 2018
• Goedkeuring strategisch meerjarenbeleid 2019 – 2021 en instemming bespreekroute
• Goedkeuring offerte IAA architecten
• Vaststelling Procuratiereglement
• Vaststelling Treasury Statuut
• Herbenoeming mevrouw Klopper-Kes als voorzitter RvT
• Goedkeuring begroting 2020
• Goedkeuring onderbouwing indeling de Posten in klasse IV WNT met bijbehorend bezoldigings-maximum van €179.000 (op basis van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS)

Bezoldiging
In het Reglement Raad van Toezicht is bepaald dat de RvT de vergoeding voor de leden jaarlijks vaststelt na overleg met de Raad van Bestuur. De vergoeding is afgestemd op een voor een organisatie met een omvang als die van de Posten bepaalde normen, conform de bepalingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT2) en de richtlijnen van de NTZ. Door de Raad van Toezicht is de jaarlijkse vergoeding voor de leden vastgesteld op 59% van het maximale vergoeding in klasse IV WNT. Dit komt uit op €15.750 voor de voorzitter en €10.500 voor de overige leden. Voor 2020 en 2021 worden de bedragen geïndexeerd. Daarnaast brengen de RvT-leden BTW in rekening.

Ontwikkeling professionaliteit en deskundigheid
In 2019 heeft de RvT gekozen voor begeleiding van externe deskundigen bij de evaluatie en scholing van de RvT zelf, in het licht van de aanwezige competenties. Deze evaluatie is plezierig verlopen en de externe deskundigen hebben een positief oordeel over de RvT gegeven. De jaarlijkse evaluatie van de directeur-bestuurder heeft plaatsgevonden op basis van de eisen en wensen die de RvT in het profiel heeft gesteld. In het kader van persoonlijke ontwikkeling is de directeur-bestuurder in 2019 gestart met een accreditatietraject en heeft hij de studie Toekomstgericht Toezichthouden gevolgd. Om zicht te krijgen in en kritisch te blijven op het bouwproces nemen de RvT en de directeur-bestuurder begin 2020 deel aan een bijscholing risicomanagement bouw.

De Posten streeft naar werkgeluk voor haar medewerkers voortkomend uit competente en bevlogen medewerkers en kwaliteit van werk. Op basis van deze ambitie werken wij vanuit de vier V’s: Vakmanschap, Vitaliteit, Verandervermogen en Verschil maken. Om steeds voldoende medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden op de juiste plek te hebben, werkt de Posten vanuit een optimale personeelssamenstelling die past bij de koers van de Posten.
Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Personele inzet

Per 31 december 2019


Per 1 juli 2019


Kwaliteitsplan 2020

Verzuim en duurzame inzetbaarheid

De komende jaren wil de Posten de aandacht voor verzuim ombuigen naar aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Daarnaast gaan we nog meer aandacht besteden aan duurzame inzetbaarheid, kaders en duidelijkheden over verantwoordelijkheden voor teams en met medewerkers en teams.
Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Medewerkerstevredenheidsonderzoek

De Posten houdt tweejaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). De resultaten hieruit worden samengevat en beschikbaar gesteld aan medewerkers van de Posten via intranet en zijn onder andere input voor de Strategische Personeelsplanning. De resultaten en het plan van aanpak zijn met en door de OR en het OOT gedeeld en akkoord bevonden. Resultaten en aanbevelingen gebruikt de Posten als input ter bevordering en verbetering van de goede werksfeer binnen de teams, plezier en betrokkenheid in het eigen werk en het leren en verbeteren van en met elkaar.
Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Arbeidsmarkt

De turbulente arbeidsmarkt zorgt voor uitdagingen om voldoende gekwalificeerd personeel te (ver-)binden, boeien en behouden. Zowel binnen de Posten als in de regio ervaren we krapte op de functies op niveau 3 (verzorgende IG) en niveau 4 (verpleegkundige) en specifiek voor de extramurale zorg. De Posten speelt hierop in door het ontwikkelen van een strategisch arbeidsmarktbeleid waarin onder andere een nieuwe arbeidsmarktcommunicatie “nieuwe stijl”, het richten op samenwerking met zorginstellingen en onderwijs in de regio, Zorgschakel Enschede en actieve deelname aan een regionaal samenwerkingsverband met Menzis wordt opgenomen. We kunnen ons echter niet alleen focussen op de werving en behouden van gekwalificeerd personeel maar kijken breder en onderzoeken ook andere oplossingsrichtingen zoals onder andere functiedifferentiatie.
Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

De benodigde hulpbronnen (w.o. gebouwde omgeving, technologische hulpbronnen, facilitaire zaken, financiën en administratieve organisatie, professionele relaties en samenwerkingsovereenkomsten met andere zorginstellingen en stakeholders) en de wijze waarop deze dienend zijn aan het primaire proces, zijn beschreven in het Kwaliteitsplan en in het kwaliteits- en veiligheidsmanagementsysteem: het Kwaliteitskompas. Jaarlijks voert de Posten een directiebeoordeling uit op de verschillende instrumenten en systemen die hier onderdeel van uitmaken (zie Directiebeoordeling). Op deze wijze brengt de Posten alle bedrijfsprocessen in kaart, wordt beoordeeld of deze naar wens functioneren en wordt er gekeken naar risico’s en mogelijkheden tot verbetering om hierop te sturen. De belangrijkste resultaten en verbeterkansen van de meest risicovolle processen bespreekt de directie jaarlijks met het Kernteam.
Na vaststelling neemt de Posten deze mee in de planning van het Jaarplan (Huis op Orde) dat volgens de beleidscyclus volgt (zie Beleidscyclus en planning en control).
Naast de borging van de resultaten van de directiebeoordeling borgt en bewaakt de Posten ook de belangrijkste resultaten van externe audits. Het helpt ons bij het continu verbeteren van de kwaliteit van onze zorg- en dienstverlening en het welzijn van onze klanten en medewerkers.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Naast de uitkomsten van de metingen van de indicatoren voor basisveiligheid maakt de Posten ook gebruik van onderstaande informatiebronnen. Samen vormen zij een beeld van de kwaliteit van de organisatie. Van de rapporten en uitkomsten hiervan stellen wij verbeterplannen op die worden besproken in de teams, geborgd en bewaakt in de stuurgroep Kwaliteit in Beeld (KIB) en in de beleidscyclus van de Posten.

Klanttevredenheidsonderzoeken
Kwaliteitsstructuur
Netwerk
Klachten klanten
Klantbesprekingen
Huiskamergesprekken
Interne audits, waaronder:

• Directiebeoordeling
• Interne observaties
• Dossierchecks
• Medicatie audits
• Hygiëne en infectiepreventie audits
• HACCP-audits
• Kwaliteitsdashboard en - monitor
• AO/IC controle

Externe audits:

• ISO certificeringsrapportages
• ISO-thema audits
• Intercollegiale toetsingen
• Inspectierapportages
• DPIA’s (AVG)
• RI&E
• MTO
• Accountantscontrole

Klanttevredenheidsonderzoeken

De Posten is altijd geïnteresseerd in de tevredenheid van haar klanten en gaat hierover graag in gesprek. Voor het meten van klanttevredenheid, hanteert de Posten twee methodes:

• Een vragenlijst in het elektronisch klantdossier
• De website van Zorgkaart Nederland

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Vragenlijst elektronisch klantdossier

Binnen Woonzorg (m.u.v. onze afdelingen Herstel en GRZ) hanteert de Posten een vragenlijst binnen het elektronisch klantdossier, die één keer per half jaar, voorafgaand aan het MDO van onze klant, in en ondersteunend aan een gesprek tussen de zorgprofessional en de klant en/of eerste contactpersoon worden ingevuld. De vragenlijst bestaat uit vijf vragen (waaronder de Net Promotor Score (NPS*1)-vraag) die in het elektronisch klantdossier wordt ingevuld. De Posten verzamelt en analyseert de gegevens van deze vragenlijsten om op team- en organisatieniveau te leren, verbeteren en ontwikkelen ter verbetering van de kwaliteit van zorg- en dienstverlening.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Zorgkaart Nederland

Een andere wijze waarop de Posten de klanttevredenheid volgt en meet is Zorgkaart Nederland (zie www.Zorgkaartnederland.nl). Zorgkaart Nederland is de onafhankelijke website van de Patiëntenfederatie Nederland, waar mensen hun ervaringen met de zorg kunnen delen. Ook kan hier een waardering achtergelaten worden over de Posten. Ook deze meetwijze geeft de Posten waardevolle informatie om te leren en te verbeteren.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Netwerk / samenwerkingspartners

De Posten hecht veel waarde aan het contact met haar omgeving en gelooft in de kracht van samenwerking. Gericht op de om ons heen bewegende wereld waarin de vragen en ondersteuning van en aan onze klanten veranderen en toenemen, de technologie zich razendsnel ontwikkelt, de financiering van de zorg verandert en de arbeidsmarkt krimpt, is goede samenwerking met andere partijen in de (zorg)keten van groot belang. Dit om duurzame en kwalitatief goede zorg- en dienstverlening te (blijven) ontwikkelen die bijdraagt aan het stimuleren van gezondheid, preventie, eigen regie en vitaliteit.

De stakeholders van de Posten zijn met name te groeperen in: belangenorganisaties, klanten, financiers, leveranciers, medewerkers, overheid, overlegorganen, samenwerkingspartners.
Hiertoe behoren de samenwerkingspartners uit het Lerend Netwerk (ZorgAccent), Zorgschakel Enschede (Liberein, Zorggroep Manna en Livio). Maar ook collega’s (vakgenoten) die vanuit de intercollegiale toetsingen in de dagelijkse praktijk met ons meekijken, ons spiegelen en toetsen op kwaliteits- en veiligheidsafspraken (zie ook Leren en werken aan kwaliteit). Daarnaast vormt de Posten een coalitie met Domijn, de gemeente Enschede en Woonzorg Nederland binnen het samenwerkingsverband “Onze Buurt de Posten” met als doel de ontwikkeling van de buurt De Posten. Passend bij onze strategie werken wij aan welzijn en zorg in de inclusieve wijk, richten we ons op samenwerking met (partners in) de wijk, onderwijs of specialisten op de welzijnsthema’s Groen, Bewegen, Muziek en Eten & Drinken.
Verder is de Posten aangesloten bij diverse netwerken om ook daarin kennis en ervaringen met elkaar te delen zoals onder andere het Netwerk Palliatieve Zorg, de CVA-keten Twente, IZO Twente, ZorgNetOost, Stichting Lucrum, Platform 31, de Technologie en Zorg Academie (TZA), Regiovisie Twente en is, aanvullend aan het lidmaatschap van ActiZ, de directeur-bestuurder lid van de kerngroep Wonen en Zorg van Actiz en van de landelijk opererende Taskforce Wonen en Zorg).

Gezien de behaalde kracht(en) uit deze samenwerkings- en netwerkverbanden, blijft de Posten deze samenwerking met partners continu (door-)ontwikkelen. Met regelmaat wordt het netwerk, evenals de kansen en risico’s, in kaart gebracht om de verwachtingen en (kwaliteits-)eisen vanuit onze ambities te blijven bewaken en zo nodig bij te stellen.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Inspectierapportages

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt toezicht op de kwaliteit, veiligheid en toegankelijkheid van de zorg en toetst of zorginstellingen zoals de Posten hieraan voldoen.

Kwaliteitsplan 2020
Verslag 2019

Klachten klanten

De Posten vindt het belangrijk dat onvrede in een vroeg stadium wordt opgepakt en dicht bij de bron wordt weggenomen. De inspanningen van onze medewerkers zijn er daarom op gericht signalen, suggesties en uitingen van onvrede van klanten en/of familie in een vroegtijdig stadium te herkennen en in gesprek te gaan om samen een passende oplossing te vinden. Indien dit niet tot een oplossing leidt, stellen de medewerkers voor om met behulp van de onafhankelijk klachtenfunctionaris of de vertrouwenspersoon klanten de klacht informeel op te lossen.
De Posten beschouwt een klacht als leermoment om deze in de toekomst te voorkomen: met regelmaat inventariseert de Posten de trends, bespreekt deze in Kwaliteit in Beeld en benut deze voor verbeteracties.
De Posten heeft een klachtenregeling waarin staat vermeld op welke wijze wordt omgegaan met een klacht. Op onze website staat hierover meer te lezen: https://www.deposten.nl/klagen-mag

Verslag 2019

Beleidscyclus en planning & control

De Posten heeft in het kader van haar kwaliteitssysteem een beleidscyclus (afbeelding) waarin de planning & controlecyclus is geïntegreerd. De strategie- en beleidsplanvorming vinden plaats in regelmatige bijeenkomsten met de directeur-bestuurder, het Kernteam en het OOT waarvan de planning ook op deze beleidscyclus is afgestemd.

Risicoparagraaf

Overzicht voornaamste risico’s en onzekerheden

De voornaamste risico’s en onzekerheden voor de Posten zijn:

• Op 27 februari is de eerste Corona besmetting vastgesteld in Nederland. Het Coronavirus heeft een grote impact op de exploitatiecijfers van 2020. Zo loopt het ziekteverzuim op, dient er afdoende beschermende kleding voor de medewerkers te worden gekocht en vervallen bepaalde inkomsten doordat contactmomenten geminimaliseerd worden. Voor een nadere beschrijving van deze effecten verwijzen we u naar de Toekomstparagraaf
• De omzet die de Posten maakt in de Wet langdurige zorg (Wlz) loopt een risico omtrent het systeem van persoonsvolgende bekostiging. Er worden geen plafonds meer gehanteerd per zorgorganisatie. Aanbieders lopen het risico dat men een deel van de omzet dient terug te betalen aan het zorgkantoor wanneer het regiobudget wordt overschreden. Het zorgkantoor heeft toegezegd zich op diverse wijzen optimaal in te spannen om dit te voorkomen
• De Posten gaat vanuit de Wlz de komende 2 jaar een budget aan kwaliteitsgelden ontvangen, dat zich opbouwt tot circa 2,8 miljoen (aan het eind van het derde jaar). Deze gelden worden alleen ontvangen als er daadwerkelijk kosten tegenover staan in 2019, 2020 en 2021. In 2019 zijn de personele kosten veel harder gestegen dan er is toegezegd aan financiering vanuit de kwaliteitsgelden voor het jaar 2019. Door de ingroei in 2019 zal ook het budget kwaliteitsgelden 2020 niet toereikend zijn. De Posten is van mening dat zij op dit moment onterecht wordt gekort in de kwaliteitsgelden te meer omdat ze aantoonbaar al meerinzet heeft. De NZa kan na de herschikking in september nog een correctie doen op het voor 2019 te ontvangen budget. Echter, door de financiering van meerkosten en derving van inkomsten in de zorg, bestaat de kans dat de voor de kwaliteitsgelden gereserveerde gelden ingezet worden voor de Corona schade die er is en zal ontstaan bij de zorgpartijen. Dit betekent dat er door de Posten in 2020 bedrijfsmatig strak gestuurd moet worden
• De Posten sluit met zorgverzekeraars omzetplafonds af. In de loop van het jaar én ook na afloop van het jaar wordt vaak definitief duidelijk wat het omzetplafond daadwerkelijk wordt. Het kan zijn dat dan deze overproductie niet wordt vergoed

Risicobeheersing

De bestuurder van de Posten is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de productregistratie en –verantwoording en het voldoen aan de vastgestelde regeling Administratieve Organisatie/Interne Controle en vergelijkbare regelingen van Zorgverzekeraars en Gemeente. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het volledige traject omvat vanaf de kennismaking met de klant tot en met de verantwoording aan het Zorgkantoor, Zorgverzekeraars, Gemeenten en de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit).

In onze visie gaat het erom dat de klant, ondanks fysieke, sociale en emotionele uitdagingen, de regie behoudt en zichzelf kan zijn. We gaan uit van eigen mogelijkheden, wensen en behoeften en sluiten daarop aan met onze ondersteuning in de vorm van zorg, welzijn, behandeling en hierbij passende woonlocaties. Familie en mantelzorgers zijn daarbij gelijkwaardige partners. Een relatie op basis van wederzijds respect en vertrouwen vinden wij van essentieel belang om te zorgen dat de klant zich veilig en thuis voelt. De Posten is maatschappelijk betrokken en verankerd in de omgeving. Wij staan open voor vernieuwingen en nemen daarin graag het voortouw.

In een wereld waarin de ontwikkelingen elkaar snel opvolgen is ook de Posten continu in beweging. Met steeds minder mensen staan we voor de uitdaging om een sterk groeiende groep kwetsbare ouderen te ondersteunen, ook buiten de Posten in de wijk. Om hierop voor te sorteren, heeft de Posten hierin voor de komende jaren keuzes gemaakt. We bieden onze klanten ondersteuning in een variatie in mogelijkheden hoe zij willen wonen en hoe zij welzijn, zorg en behandeling van ons willen ontvangen.

Voor de komende drie jaar heeft de Posten daarom gekozen voor een richting die bestaat uit drie strategische routes:

• Werken aan welzijn en zorg in de wijk: we gaan werken een welzijn, zorg en behandeling in de inclusieve wijk en maken daarin keuzes wat we zelf aan bieden en wat niet. Samenwerken en technologie gaat hierbij helpen
• Werkgeluk; competente en bevlogen medewerkers: we streven naar werkgeluk vanuit bevlogenheid en kwaliteit van werk. Om voldoende gekwalificeerde medewerkers te boeien en behouden, richten we ons op samenwerking met anderen
• Bouwen aan Woonpark de Posten waarbij wij ons richten op huisvesting die past bij de individuele (zorg-) behoefte van de klant. De klant woont langer zelfstandig, op de plek van zijn/haar keuze. Zorg, behandeling en welzijn kunnen worden ontvangen in en om de eigen woning waarbij we ziekenhuisopname proberen te voorkomen

Deze ambities vragen om een stevig fundament, zowel op inrichting, besturing, leiderschap en cultuur. In lijn hiermee richten wij ons op de volgende thema’s:

• Samen Sturen: dit traject richt zich op meer helderheid en samenhang in de teams en persoonlijke ontwikkeling. Het heeft ten doel om de komende jaren samen met de zorgteams de missie en visie van de Posten te realiseren
• Optimale bedrijfsvoering: dit doen wij middels het borgen van de continuïteit van een goede financiële bedrijfsvoering, een goede sturing op het behalen van de doelstellingen van de ambities van onze meerjarenstrategie en het verder optimaliseren en inrichten van de facilitaire processen
• Leiderschap en Good Governance: alle raden, medewerkers en stakeholders worden ook dit jaar middels diverse communicatiewijzen tijdig en transparant meegenomen in de beleidsontwikkeling. Verder borduren wij voort op het communicatiever maken van de organisatie door, na ontwikkeling van een communicatie-strategie, alle kanalen en tools in de huisstijl en passend bij de strategische ambities van de Posten vorm te geven. Zie hiervoor ook Leiderschap, governance, medezeggenschap en management”

Verslag 2019

Maatschappelijk verantwoord ondernemerschap

De Posten besteedt veel aandacht aan haar omgeving. We werken met een gescheiden afvalinzamelings-systeem waardoor de af te voeren goederen, zoals glas, papier, oliën en vetten ook hergebruikt kunnen worden. Verder maakt de Posten afspraken over (verpakkings-)materialen en producten die, daar waar mogelijk, niet milieubelastend zijn en bijdragen aan het verlagen van de exploitatiekosten. Bij vervanging van verlichting door verbouwingen en het opknappen van het gebouw wordt structureel gewerkt met LED-verlichting. Dit type licht geeft een hogere lichtopbrengst en verbruikt veel minder elektriciteit. Bij de vervanging van apparatuur en machines wordt bij de keuze nadrukkelijk gekeken naar hergebruik en het energieverbruik. Daarnaast draagt de voortgang in digitaliseren van informatiestromen, o.a. door het gebruik van het Elektronisch Zorgdossier, bij aan het verminderen van het papierverbruik. Veel leverancierscontracten zijn afgesloten door inkoopcombinaties (Lucrum, FST en Intrakoop). Naast de afspraken over het gezamenlijk op locatie afleveren (Cross-doc systeem), vragen wij leveranciers of, hoe en in welke mate zij invulling geven aan hun sociaal- en milieubeleid en hun maatschappelijke betrokkenheid in het algemeen. Dat geldt ook voor leveranciers waarmee de Posten zelfstandig contracten afsluit.
Zoals in ‘Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling’ aangegeven, biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan. Zo dragen cliënten van Aveleijn zorg voor een groot deel van de vuilinzameling en verspreiden zij wekelijks kantoorartikelen over de afdelingen. Daarnaast biedt de Posten onderdak aan studenten en kwetsbare jongeren. Dit om een brug te slaan tussen de eenzaamheid onder ouderen en studenten die moeite hebben om een (betaalbare) kamer te vinden. Zij zetten zich binnen de huiskamers van de Posten in bij activiteiten die bijdragen aan het welzijn van onze klanten (zie Zinvolle Daginvulling).
De Posten beschikt daarnaast over een Werkpakt-keurmerk waarmee wij ons onderscheiden door sociaal ondernemerschap: we onderkennen de talenten van (langdurig) werkzoekenden, bieden hen perspectief en vertalen dit in succesvol en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De gemeente verstrekt het Werkpakt-keurmerk aan werkgevers die, samen met de gemeente en andere partners, aantoonbaar bijdragen aan duurzame oplossingen voor werkzoekenden en daarbij optreden als ambassadeur en betrokken partner.

Naleving gedragscodes

De Posten hanteert een gedragscode waarin de afspraken zijn omschreven die op basis van de visie van de Posten gelden voor de omgang tussen professionals, vrijwilligers, klanten, familieleden en bezoekers. Daarnaast hanteert de Posten gedragsregels met betrekking tot computergebruik, privacy en social media. De Posten voldoet aan de nieuwe AVG wetgeving en laat zich in dit kader ondersteunen door een externe Functionaris Gegevensbescherming (FG-er) en een interne privacy officer. Om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op dit gebied nemen we actief deel aan het netwerk Zorgnet Oost.

Verslag 2019

Toekomstparagraaf

De Posten is financieel gezond en wil in de toekomst graag gezond blijven. Dit betekent dat we voor een resultaatgerichte en doelmatige bedrijfsvoering gaan.
Tijdens het schijven van dit jaardocument heeft de uitbraak van Covid-19 de zorgsector hard geraakt. Voor de Posten betekent dat vanwege het besmettingsgevaar de dagbesteding voor ouderen, net als bij andere zorgaanbieders is stilgelegd. Wijkverpleegkundigen van de Posten beperken waar mogelijk de klantcontacten. Ondanks een bezoekverbod raken ouderen ook in de Posten besmet. Afdelingen met een corona-uitbraak worden geïsoleerd, wat de opnamecapaciteit en daarmee de zorgverlening beperkt.
Aan de aanbodkant zorgt het coronavirus bij de Posten voor meer verzuim en personeelskrapte. Bovendien zijn er minder plaatsen beschikbaar en wordt vanwege besmettingsgevaar planbare zorg uitgesteld. Enerzijds zorgt dit op termijn voor een inhaalvraag en langere wachttijden, anderzijds leidt het ook tot tijdelijke onderbenutting en afstel. Aan de vraagkant is sprake van twee tegengestelde effecten: de zorgbehoefte neemt toe door de golf aan coronapatiënten, tegelijkertijd stellen mensen geplande behandelingen uit om besmetting te voorkomen. Per saldo verwacht de Posten dat de totale zorgverlening in 2020 minder omvangrijk zal zijn dan verwacht.
Toch verwacht de Posten door de coronacrisis een (beperkte) omzetdaling. Dit is vooral te danken aan de, naar verwachting, omvangrijke compensatie voor extra kosten van coronazorg en zorgbrede compensatie voor omzetverlies die zorgaanbieders ontvangen van zorgverzekeraars, zorgkantoren, VWS en gemeenten.

In kwartaal 2 2020 wordt voor de Posten duidelijk wat de genoemde zorgbrede compensatie voor omzet verlies en extra kosten voor het jaar 2020 gaan betekenen. De Posten anticipeert hier nadrukkelijk op door strak bedrijfsmatig te sturen en discussie te voeren over de wijze waarop haar medewerkers op de beste passende wijze in de (nabije) toekomst kunnen worden ingezet. Ondanks deze onzekerheden kiest de Posten er voor om op de ingeslagen weg door te gaan en haar “koers” te blijven volgen.
Dit betekent onder andere voortgang in de nieuwbouw van de Posten en de samenwerking in “Onze buurt de Posten” met de partners Domijn, Gemeente Enschede en Woonzorg Nederland, de strategie-ontwikkeling van Zorgschakel Enschede; onze samenwerking met Saxion, UT, ROC van Twente en TZA op de gebieden Zorgtechnologie en bewegen en de ontwikkelingen rondom ons traject Samen Sturen.
En uiteraard blijven wij ons, mede versterkt door ons nieuwe team van leidinggevenden, focussen op onze kwaliteit van zorg- en dienstverlening waarin de Posten de afgelopen jaren veel goede ontwikkelingen in gang heeft gezet die hebben geresulteerd in continue verbetering. Deze te varen koers, mede ontwikkeld met betrokkenheid van de Cliëntenraad en de zorgteams, staat beschreven in de Verbeterdoelen in ons Kwaliteitsplan 2020 op onze website https://kwaliteitinbeeld.deposten.nl/ Het methodisch werken, bevordering van welzijn, zinvolle daginvulling en innovatieve technologische toepassingen blijven hierin de komende jaren onze richtinggevende uitgangspunten.

Verslag 2019