Bedrijfsvoering

Beleidscyclus en planning & control

De Posten werkt met een systematische beleidscyclus, integraal onderdeel van een kwaliteitsbewuste organisatie. Deze cyclus is een proces van voorbereiding, opstelling, besluitvorming, uitvoering en evaluatie van het beleid. Strategie- en beleidsplanvorming vinden plaats in regelmatige bijeenkomsten met de directeur-bestuurder. Van deze bijeenkomsten, die zijn beschreven in de Overlegstructuur van de Posten, is de planning op deze beleidscyclus is afgestemd.
De beleidscyclus kent een looptijd van vier jaar met daarbinnen de jaarlijkse planning voor de begroting en het jaarplan (de koers). Het doel van de beleidscyclus is het (bij)sturen van het beleid van de Posten aan de hand van een duidelijke werkwijze en met het juiste inzicht en overzicht (o.a. in de vorm van maand- en kwartaalrapportages). Daarnaast zorgt de beleidscyclus voor een verbeterde synchronisatie van beleidsvoeringprocessen. Het is gericht op effectiviteit en doelmatigheid van de structuurelementen van de cyclus. Dit wordt bereikt door het werken met de beleidscyclus als basissystematiek én door een meer systematische informatievoorziening over en weer en door minder ad hoc beleid en informatievragen. Kortom: door alle betrokkenen de ruimte te geven binnen de periodieke kaderstelling.




De ontwikkelingen in 2020 waren:
  • In 2020 is de Beleidscyclus opnieuw visueel ontwikkeld. Dit om beter inzicht te geven in de strategie en het beleid van de Posten, de bijbehorende processen en de samenhang hiervan. En om, in combinatie met de overlegstructuur, tot de juiste stappen te komen en de wijze waarop men zijn of haar eigen rol hierin zo goed mogelijk kan uitoefenen

Risicoparagraaf

Overzicht voornaamste risico’s, onzekerheden en aandachtspunten

Financieel
De voornaamste risico’s en onzekerheden voor de Posten zijn:
  • Stichting De Posten heeft in boekjaar 2021 nog steeds te maken met de gevolgen van de uitbraak van het coronavirus. In de eerste maanden van het jaar is er nog een cohort afdeling actief die vanuit het ROAZ verband gefinancierd zal worden.  Tevens zien we dat de omzetcijfers nog niet op niveau zijn ten gevolge van leegstand. Het ziekteverzuim is zeer hoog, wat in grote mate indirect samenhangt met de virusuitbraak. We zien verder ook dat de patiëntgebonden kosten blijvend hoog zijn, doordat de situatie nog steeds vraagt om extra beschermingsmaterialen. Stichting De Posten streeft er naar om de financiële gevolgen te beperken door interne maatregelen, aangevuld met de ondersteunende maatregelen van de NZA, zorgverzekeraars, zorgkantoren en gemeentes. De beleidsregels die de negatieve gevolgen van Covid-19 afdekken zijn voor 2021 al gepubliceerd door de NZA. Voor wat betreft de ZVW is nog onduidelijkheid, maar al wel is gesteld dat er wederom een nieuwe vergoedingsmaatregel getroffen wordt voor het jaar 2021. Op basis van deze berichtgeving verwacht Stichting De Posten dat voldoende faciliteiten beschikbaar zullen zijn om de liquiditeitspositie op peil te houden
  • De omzet die de Posten maakt in de Wet langdurige zorg (Wlz) loopt een risico omtrent het systeem van persoonsvolgende bekostiging. Er worden geen plafonds meer gehanteerd per zorgorganisatie. Aanbieders lopen het risico dat men een deel van de omzet dient terug te betalen aan het zorgkantoor wanneer het regiobudget wordt overschreden. Het zorgkantoor heeft toegezegd zich op diverse wijzen optimaal in te spannen om dit te voorkomen
  • De Posten sluit met zorgverzekeraars omzetplafonds af. In de loop van het jaar én ook na afloop van het jaar wordt vaak definitief duidelijk wat het omzetplafond daadwerkelijk wordt. Het kan zijn dat dan deze overproductie niet wordt vergoed
Kwaliteitsmanagementsysteem
Vanuit de beoordeling van de processen van ons kwaliteitsmanagementsysteem geeft de Posten het komende jaar prioriteit aan:
  • De gesprekkencyclus
  • De opleidingsbehoefte
  • Verzuim en duurzame inzetbaarheid
De geconstateerde aandachtspunten vanuit de her-certificering op 20 en 21 april 2021 zullen we hierbij meenemen.

Risicobeheersing

Financieel
De bestuurder van de Posten is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de productregistratie en –verantwoording en het voldoen aan de vastgestelde regeling Administratieve Organisatie/Interne Controle en vergelijkbare regelingen van Zorgverzekeraars en Gemeente. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het volledige traject omvat vanaf de kennismaking met de klant tot en met de verantwoording aan het Zorgkantoor, Zorgverzekeraars, Gemeenten en de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) I.v.m. continuïteit wordt per kwartaal een AO/IC controle opgeleverd en met het Kernteam besproken. Verbeteracties volgen we binnen de regulier zorgcontracterings-overleggen.

Kwaliteitsmanagementsysteem
Eén keer per twee jaar voert de Posten een directiebeoordeling uit op de verschillende instrumenten en systemen van het kwaliteitsmanagementsysteem (“Kwaliteitskompas”). Op deze wijze brengt de Posten alle bedrijfsprocessen in kaart, wordt beoordeeld of deze naar wens functioneren en wordt er gekeken naar risico’s en mogelijkheden tot verbetering om hierop te sturen. De belangrijkste resultaten en verbeterkansen van de meest risicovolle processen bespreekt de directie jaarlijks met het Kernteam.
De directiebeoordeling ondersteunt de Posten in het behalen van de beoogde doelstellingen: door borging van de processen in het Jaarplan wordt de status regulier gevolgd in de kwartaalrapportages, de stuurgroep Kwaliteit in Beeld en de daarop volgende Directiebeoordeling.
Door integratie van informatie vanuit de Directiebeoordeling op de website Kwaliteit in Beeld vormt deze website een totaalbeeld van de actuele situatie van onze Kwaliteit.
De aandachtspunten vanuit de Directiebeoordeling staan genoemd onder “Overzicht voornaamste risico’s, onzekerheden en aandachtspunten”.
De ontwikkelingen in 2020 waren:
  • De algemene resultaten vanuit de directiebeoordeling 2020 zijn opgenomen op onze onze website Kwaliteit in Beeld