Bedrijfsvoering

Beleidscyclus en planning & control

De Posten werkt met een systematische beleidscyclus, integraal onderdeel van een kwaliteitsbewuste organisatie. Deze cyclus is een proces van voorbereiding, opstelling, besluitvorming, uitvoering en evaluatie van het beleid. Strategie- en beleidsplanvorming vinden plaats in regelmatige bijeenkomsten met de directeur-bestuurder. Van deze bijeenkomsten, die zijn beschreven in de Overlegstructuur van de Posten, is de planning op deze beleidscyclus is afgestemd.
De beleidscyclus kent daarbinnen de jaarlijkse planning voor de begroting en het jaarplan (de koers). Het doel van de beleidscyclus is het (bij)sturen van het beleid van de Posten aan de hand van een duidelijke werkwijze en met het juiste inzicht en overzicht (o.a. in de vorm van maand- en tertiaalrapportages). Daarnaast zorgt de beleidscyclus voor een verbeterde synchronisatie van beleidsvoeringprocessen. Dit wordt bereikt door het werken met de beleidscyclus als basissystematiek én door een meer systematische informatievoorziening over en weer en door minder ad hoc beleid en informatievragen. Kortom: door alle betrokkenen de ruimte te geven binnen de periodieke kaderstelling.




  • Vanuit onze doelstelling te komen tot een reductie in administratieve lasten en Anders Verantwoorden hebben we in 2024 vele successen behaald:
    In navolging op andere organisaties in Nederland heeft ook de wijkverpleging van de Posten besloten te stoppen met het uitgeven en ondertekenen van de overeenkomst bij nieuwe klanten. Ook zijn onze woonconsulenten per september gestopt met het uitgeven en ondertekenen van een zorgovereenkomst bij nieuwe bewoners. 
    In 2024 hebben we een eerste stap gezet in de herijking van onze Overlegstructuur door een splitsing aan te brengen in de Kernteam-overleggen Basis op Orde en Programma’s. Dit om goed focus en samenhang te kunnen (blijven) houden op de uitvoering van de programma’s die forse impact op de organisatie zullen gaan hebben. In 2025 zal een volgende wijziging plaatsvinden door het doorvoeren van een reductie in de overlegvormen. 
    Om ruimte te creëren voor de dingen die er écht toe doen en waarde toevoegen aan het leven van onze klanten en het werkgeluk van onze medewerkers hebben we er ook dit jaar voor gekozen de indicatoren basisveiligheid (over 2023) niet aan te leveren. Zie hierover ook de acties van Radicale Vernieuwing waarbij wij zijn aangesloten.
    Met dank voor het advies van de RvT hebben we vanaf 2024 een omslag gemaakt naar een andere frequentie van verantwoording. We zijn teruggegaan van 4 x naar 3 x rapporteren en daarmee ook 3 bijeenkomsten per jaar.
  • In 2025 gaan we ons oriënteren op welke wijze wij de werking van het kwaliteits-managementsysteem ons kan ondersteunen in de ontwikkeling van de Posten. Mede in het licht van het Generiek Kwaliteitskompas: “Samen werken aan kwaliteit van bestaan”. De nog bestaande periode van de ISO-certificering (3 jaar) benutten we hiervoor. Tijdens deze zoektocht gebruiken we de kennis en kunde vanuit het netwerk Radicale Vernieuwing waar wij bij aangesloten zijn.  
  • Voor 2025 werken we toe naar het optimaliseren van onze bedrijfsvoering door implementatie en doorontwikkeling van een bij de ontwikkelingen van de Posten passend dashboard. Daarnaast onderzoeken we in 2025 ook de mogelijkheid hoe gebruik van AI ons (meer) kan gaan ondersteunen in onze werkprocessen
     

Risicoparagraaf

Risicobeheersing

Financieel
De bestuurder van de Posten is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een
effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de
productregistratie en –verantwoording en het voldoen aan de vastgestelde regeling Administratieve Organisatie/Interne Controle en vergelijkbare regelingen van Zorgverzekeraars en Gemeente. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het volledige traject omvat vanaf de kennismaking met de klant tot en met de verantwoording aan het Zorgkantoor, Zorgverzekeraars, Gemeenten en de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit). I.v.m. continuïteit wordt per kwartaal een AO/IC controle opgeleverd en met de directeur-bestuurder en het Kernteam besproken. Verbeteracties volgen we binnen de regulier zorgcontracterings-overleggen.

Kwaliteitsmanagementsysteem
De Posten beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem, het “Kwaliteitskompas”. Jaarlijks voert de Posten een directiebeoordeling uit op de verschillende instrumenten en systemen van dit systeem. Op deze wijze brengt de Posten alle bedrijfsprocessen in kaart, wordt beoordeeld of deze naar wens functioneren en wordt er gekeken naar risico’s en mogelijkheden tot verbetering om hierop te sturen. De belangrijkste resultaten en verbeterkansen van de meest risicovolle processen bespreekt de directie jaarlijks met het Kernteam.
De directiebeoordeling ondersteunt de Posten in het behalen van de beoogde doelstellingen.
Door integratie van de algemene informatie vanuit de Directiebeoordeling op de website Kwaliteit in Beeld vormt deze website een totaalbeeld van de actuele situatie van onze Kwaliteit.


Overzicht voornaamste risico’s, onzekerheden en aandachtspunten

 De voornaamste risico’s en onzekerheden voor De Posten zijn:
  • De krapte op de arbeidsmarkt en het uitblijven van passende oplossingen hiervoor kan een risico zijn. Met de in 2024 gestarte programma’s en de Transitie Ronde Vleugel waarin we met behulp van de Schijf van 5 inclusief anders gaan werken, moet hier een oplossing voor gevonden gaan worden.
  • Het verandertraject binnen de Posten kan een risico vormen. Medewerkers moeten goed aangehaakt worden en blijven op het gegeven dat het werk gaat veranderen. Als dit niet goed lukt kan dit een toename in de uitstroom van medewerkers hebben.
  • De omzet die de Posten maakt in de Wet langdurige zorg (Wlz) loopt een risico omtrent het systeem van persoonsvolgende bekostiging. Er worden geen plafonds meer gehanteerd per zorgorganisatie. Aanbieders lopen het risico dat men een deel van de omzet dient terug te betalen aan het zorgkantoor wanneer het regiobudget wordt overschreden. Het zorgkantoor heeft toegezegd zich op diverse wijzen optimaal in te spannen om dit te voorkomen. 
  • De Posten sluit met zorgverzekeraars omzetplafonds af. In de loop van het jaar én ook na afloop van het jaar wordt vaak definitief duidelijk wat het omzetplafond daadwerkelijk wordt. Het kan zijn dat dan een deel van de totale omzet niet wordt vergoed. 
  • Er is onzekerheid over de energiekosten in 2025. In afwachting van nieuwbouw is de bestaande huisvesting (deels) in gebruik niet energiezuinig. Lage temperaturen zijn van invloed op de kosten die hiervoor zijn begroot. De medewerkers van De Posten zijn en worden opgeroepen om bewust met energie om te gaan. 
  • De Posten ziet in 2024 een risico ten aanzien van de opdrijvende krachten in de personeelskosten door schaarste (dure PNIL) en door de dreigende CAO-verhoging die mogelijk niet volledig vergoed wordt in de tarieven. Op basis van de CAO-tekst die nu voorligt, is de personeelskostenverhoging in 2025 afgedekt door de begroting. 
  • Besluitvorming over nieuwbouw heeft plaatsgevonden. De bestaande gebouwen brengen risico’s met zich mee zoals onderhouds- en aanpassingskosten en door oude huisvesting kans op leegstand en minder aantrekkelijk zijn als werkgever.
  • De bedrijfsvoering, kosten en vergunningen die samenhangen met de bouw van Woonpark de Posten en de financiële beoordeling door financiële instanties blijft ondanks dat het er nu goed uitziet (businesscase en huidige bedrijfsvoering) een risico. Deze risico’s worden structureel gevolgd en besproken en waar nodig aangepakt.