Leiderschap, governance, medezeggenschap en management

Transparantie en verantwoording

De Posten werkt volgens de Landelijke Governancecode Zorg 2022. Het draagt bij aan het waarborgen van goede zorg, het realiseren van de maatschappelijke doelstelling en daarmee het maatschappelijk vertrouwen. Daarnaast heeft de Posten medezeggenschap en inspraak op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In overeenstemming hiermee heeft de Posten een Cliëntenraad (CR) en Ondernemingsraad (OR). Ook kent de Posten een Verpleegkundige Adviesraad (VAR).

In het kader van kwaliteitsverbetering draagt de directeur-bestuurder zorg voor transparantie over het gevoerde beleid en heeft de Posten duidelijke afspraken vastgelegd over de informatie die beschikbaar is voor de toezichthoudende en medezeggenschapsorganen.
Naast formele advies- en instemmingsonderwerpen krijgen de raden regelmatig het verzoek mee te denken in plan- en beleidsontwikkeling. Ook onze leidinggevenden en onze sleutelfunctionarissen nemen wij hierin mee. Informatie-uitwisseling vindt plaats middels periodieke overlegvergaderingen (met eventuele aansluiting van inhoudsdeskundigen), themabijeenkomsten, agenda-overleggen, evaluatiemomenten, informatieve bijeenkomsten en indien wenselijk aparte overleggen met de directeur-bestuurder. De planning van de overlegvergaderingen verloopt volgens de beleidscyclus. Onze medewerkers en stakeholders houden wij regulier op de hoogte over de beleidsontwikkelingen middels berichtgevingen op inter- en intranet, blogberichten, vlogfilmpjes, social media, digitale nieuwsbrieven, de reguliere voortgangsinformatie directie en voortgangsinformatie Woonpark de Posten, ons “de Postenmagazine” en via ons kwaliteits- en jaarverslag en kwaliteitsplan, de meeloopstages van de directeur-bestuurder in de teams, lunchbijeenkomsten, informatie-, introductie- en blijfbijeenkomsten voor en met (nieuwe) medewerkers. Tijdens deze bijeenkomsten wordt ook onze missie, visie en visie op leiderschap, waarbij het klantproces centraal staat, altijd besproken.

De directeur-bestuurder van de Posten is verpleegkundige en gezondheidswetenschapper. Daarnaast vindt borging van de beroepsgroep verpleegkundigen plaats door regulier overleg met de VAR waarvan de voorzitter lid is van het deeltijd-Kernteam (staf). In onze communicatiestructuur is de betrokkenheid van de specialist ouderengeneeskunde geborgd.


De plannen voor 2022 zijn als volgt:
  • Ook in 2022 informeren we onze medewerkers en vrijwilligers regulier over de ontwikkelingen van ons Woonpark de Posten
  • In 2022 zal de communicatie- en overlegstructuur worden door-ontwikkeld en geïmplementeerd
  • In 2022 willen we de organisatie communicatiever maken en zetten hiervoor een communicatieplan op, gebaseerd op de doelstellingen vanuit het Jaarplan
  • We besteden in 2022 aandacht aan nieuwe middelen en/of kanalen die kunnen worden toegevoegd aan de bestaande mix om de impact van de communicatie te vergroten
  • We borduren voort op onze reguliere Updates corona en de speciale intranetsite over corona, waarin we onze medewerkers continu informeren over de corona-ontwikkelingen
  • Gericht op het belang van meer samenwerking en netwerken en passend bij deze tijd herijken we in 2022 onze statuten, toezicht- en bestuursreglementen

  • In 2021 zijn we gestart met een nieuw uiterlijk voor onze communicatie: de Posten op Koers. Hiermee visualiseren we onze ingezette strategische routes en brengen we focus aan in onze communicatie. We hebben hiervoor in 2021 een communicatieplan ontwikkeld. Onze huisstijl en communicatiemiddelen worden hierop in 2022 aangepast
  • In 2021 zijn we een traject gestart om te komen tot modernisering van onze statuten en bestuursreglementen, mede passend bij de vigerende wetgeving. In 2022 zullen deze worden opgeleverd

Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

In 2021 bestond de Raad van Bestuur/Directie uit:
Periode Naam Nevenfuncties
01-01-2021 tot
31-12-2021
De heer drs. D.M.R. Hogenboom
(directeur-bestuurder)
Lid kerngroep Wonen en Zorg bij Actiz
Lid Taskforce Wonen en Zorg namens ActiZ

Voor de bezoldiging van de bestuurder conformeert de Posten zich aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS is de Posten ingedeeld in klasse IV, met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor 2021 van €193.000. In het kader van de openbaar te maken informatie over de bezoldiging van topfunctionarissen in de zin van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2021 van de Posten.

De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en de organisatie en dat hij op een zorgvuldige, deskundige en onafhankelijke wijze zijn werkzaamheden uitvoert.

De directeur-bestuurder is geaccrediteerd bij de NVZD. De directeur-bestuurder neemt deel aan een intervisiegroep en aan Masterclass Wonen Zorg (van Coïncide B.V.).

Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en werkwijze Raad van Toezicht

Samenstelling Raad van Toezicht per 31 december 2021:
Naam Hoofdfunctie en nevenfuncties Beroep Geboortedatum
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes, (voorzitter RvT) Hoofdfunctie: Directeur-bestuurder
Stichting Rugpoli

Nevenfuncties:
  • Voorzitter Raad van Toezicht Concordia
  • Voorzitter bestuur Zelfstandige Klinieken Nederland (ZKN)
Directeur 22-07-1964
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff Hoofdfunctie: Algemeen directeur
SWB Midden Twente

Nevenfuncties:
  • Bestuurslid Gelderman Stichting (Oldenzaal)
  • Directeur /eigenaar Monninkhoff Advies BV
  • Lid Raad van Commissarissen Welbions (Hengelo/Borne)
Directeur 26-04-1961
Prof.dr.ir. M. C. van der Voort Professor Human Centred Design, 
Vice-dean Education Faculty of Engineering Technology & Scientific co-director DesignLab
University of Twente

Nevenfunctie:
  • Lid Raad van Toezicht Roessingh Concern
Professor Human Centred Design, Vice-dean Education Engineering Technology & Scientific co-director DesignLab 28-01-1974
Mevrouw E.G. Grijsen Bsc Hoofdfunctie: Wethouder Financien, RO, WMO, Platteland, Stadscampus gemeente Deventer

Nevenfuncties:
  • Vice voorzitter commissie Ruimte Water Mobiliteit VNG
  • Voorzitter themagroep Omgevingswet G40 stedennetwerk
  • Bestuurslid SVAK ‘n Aanvang
  • Eigenaar ‘n Aanvang bv
Wethouder 03-03-1967
De heer ing. H.H.J. Kuipers Zelfstandig vastgoedprofessional bij KVM74

Nevenfuncties:
  • Lid Raad van Commissarissen Wonen Delden
Vastgoedprofessional 06-02-1974

Rooster van benoeming en aftreding leden Raad van Toezicht per 31-12-2021:
Naam Jaar benoeming A B Voordrachtszetel Benoemen opvolger per
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes 01-01-2016 01-01-2020 31-12-2023 Humanistisch Verbond 01-01-2024
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 -- 01-01-2026
Prof.dr.ir. M.C. van der Voort 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 Cliëntenraad 01-01-2026
Mevrouw E.G. Grijsen Bsc 01-01-2021 01-01-2025 31-12-2028 -- 01-01-2029
De heer ing. H.H.J. Kuipers 01-01-2021 01-01-2025 31-12-2028 -- 01-01-2029

A = 2e periode na herbenoeming B=datum van aftreden op basis van Governance Code

Per november 2021 is de heer ing. H.H.J. Kuipers, na een proefperiode van een jaar, definitief benoemd als RvT-lid.

In 2021 waren de commissies van de RvT als volgt samengesteld:
  • Financiële auditcommissie: de heer Monninkhoff en de heer Kuipers
  • Kwaliteitscommissie: mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Van der Voort
  • Commissie HR: mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Grijsen
Daarnaast waren delegaties van de RvT in 2021 aanwezig en betrokken bij:
  • De bezoeken aan de medezeggenschap (OR, CR en VAR): roulerend en in wisselende samenstelling. Mevrouw Van der Voort is als voordrachtslid het vaste aanspreekpunt voor de CR.
  • De ontwikkelingen rondom de nieuwbouw: individuele RvT-leden zijn beschikbaar om tussentijds op inhoud mee te denken of praten. Besluitvorming is voorbehouden aan de voltallige RvT.
  • De, sinds 2021, jaarlijkse bijeenkomst met de Raden van Toezicht van het samenwerkingsverband Zorgschakel Enschede.
Jaarlijks worden de commissiesamenstellingen, bezoeken en betrokkenheid van de RvT in een evaluatiebijeenkomst van de RvT besproken.
De leden fungeren als klankbord voor de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor deze onderwerpen.

Ontwikkeling professionaliteit en deskundigheid
In 2021 heeft de RvT, onder externe begeleiding, haar eigen functioneren geëvalueerd. Hierbij is uitgebreid aandacht gegeven aan de relatie tussen ambities van de Posten en de aansluitende competenties van de afzonderlijke leden van de Raad van Toezicht en mogelijke hiaten waarmee de opleidingsbehoefte van een ieder is vastgesteld.
In november heeft de jaarlijkse evaluatie van de directeur-bestuurder plaatsgevonden.

Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling

De Posten heeft als maatschappelijke organisatie een rol van betekenis in Enschede, in de eerste plaats voor haar klanten. De hoofdlocatie aan de Posten in Enschede heeft bovendien een belangrijke buurtfunctie voor stadsdeel Zuid. Ook als werkgever wordt de Posten gewaardeerd. Daarnaast kan de Posten rekenen op een groot aantal vrijwilligers die met name uit stadsdeel Zuid afkomstig zijn en daarmee ook voor een stevige band zorgen met de omgeving. De Posten fungeert als opleidingsinstelling voor veel beroepen in de zorg. Ook de ondersteunende diensten bieden stage- en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast delen wij onze kennis en kunde met onderwijsinstellingen en lopen jaarlijks leerlingen/stagiaires stage bij de Posten of volgen een opleiding. Verder biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan en biedt de Posten onderdak aan studenten en kwetsbare jongeren. Zie hiervoor ook de paragraaf maatschappelijk verantwoord ondernemerschap.

Toezicht vanuit maatschappelijke doelstelling (verslag van de Raad van Toezicht)

Onze visie op toezicht en bestuur
De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en presteren van de Posten, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder en staat hem met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de RvT.

De RvT vervult zijn functie vanuit een maatschappelijk perspectief. Hij let op het behalen van het maatschappelijke doel van de Posten: het geven van goede zorg aan mensen met een zorgvraag, zowel intramuraal als extramuraal en binnen de humanistische mensvisie. Daarnaast let de RvT op de financiële continuïteit en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering. Hij draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van de Posten door inbreng van specifieke expertise.

De toevoeging van waarde aan de Posten keert terug in drie belangrijke taken van de RvT:

1. De Raad van Toezicht is kader stellend
Bij belangrijke vraagstukken van strategie en beleid denkt de RvT mee en adviseert aan de “voorkant”. Hierdoor wordt vanuit verschillende hoeken naar een vraagstuk gekeken. De RvT biedt de directeur-bestuurder een klankbord op strategisch niveau. Dit komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en maakt “controle achteraf” eenvoudiger

2. De Raad van Toezicht is controlerend
De directeur-bestuurder bepaalt het beleid met inachtneming van de statutaire rolverdeling. De RvT controleert de organisatie en de directeur-bestuurder kwantitatief en kwalitatief op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. De RvT kijkt naar de (meerjaren)begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages en het proces van totstandkoming en inbreng van betrokkenen. Voor een gewogen beeld van prestaties van de organisatie voert de RvT ook gesprekken met de Cliëntenraad, Ondernemingsraad, leden van het Kernteam, Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad en incidenteel met personeelsleden uit de organisatie. Daarnaast heeft de RvT jaarlijks ten minste één gesprek met de accountant.
De RvT hecht veel waarde aan risicobewustzijn en -beheersing. Het risicomanagement maakt onderdeel uit van de managementrapportages.
De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor de besluitvorming op strategisch en tactisch niveau. Hij creëert voorwaarden voor een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door een goede planning en voorbereiding van vergaderingen, tijdige beschikbaarheid van stukken en documentatie, verslaglegging van afspraken en besluiten en bijbehorende overwegingen.
De directeur-bestuurder en RvT voorkomen en vermijden tegenstrijdigheid van belangen

3. De Raad van Toezicht is vertegenwoordigend
De RvT vormt een eigen beeld van de maatschappelijke context waarin de Posten opereert en van de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken waarvoor de organisatie staat. Hiertoe onderhoudt de RvT contacten met belangrijke stakeholders en is de RvT divers samengesteld zodat vanuit de sociale achtergrond van de RvT hieraan een goede bijdrage geleverd kan worden. Verkregen inzichten dragen bij aan de visie op de koers en de speerpunten van de Posten

Statuten, reglementen en informatieverstrekking
De statuten en reglementen van de Posten, RvT en directeur-bestuurder voorzien in bepalingen ten aanzien van de kwaliteit en onafhankelijkheid van de RvT, in procedures voor (her)benoeming, schorsing en ontslag en gedragsregels. Integraal onderdeel van het reglement directeur-bestuurder is de Notitie informatieverstrekking. Hierin staat beschreven welke informatie wanneer door de directeur-bestuurder aan de RvT wordt verschaft. De ijkpunten die de RvT hanteert bij zijn toezichthoudende taak zijn beschreven in het reglement RvT. Ook in de visie op toezichthouden komt dit aspect aan de orde.

Werkzaamheden
De RvT heeft in 2021 11 x keer vergaderd met de bestuurder waaronder themabijeenkomsten over de bouw (incl. programma van eisen, businesscase, risico-analyse), zorgtechnologie, HRM en AVG / Veiligheid. Daarnaast werden deze en ook andere thema’s tijdens de reguliere RvT vergaderingen besproken die door leden van het lijn- en/of staf-Kernteam, leidinggevenden en zorgprofessionals werden toegelicht. Onderwerpen die aan bod kwamen waren: wijkgericht werken en het aanscherpen van de bedrijfsvoering (financiën, verzuim, aandacht voor de teams). Daarnaast is in 2021 gesproken over een wijziging van de statuten, om deze aan te passen aan de huidige behoeften en vanzelfsprekend binnen de huidige wet- en regelgeving en om deze te laten toetsen op toekomstbestendigheid voor de Posten. In 2022 wordt de wijziging van de statuten doorgevoerd

Nu het belang van samenwerking steeds crucialer wordt, is binnen Zorgschakel Enschede-verband afgesproken dat de voorzitters van de Raden van Toezicht eens per jaar bij elkaar te komen om de thema’s van de meerjarenvisie van ZSE met elkaar te bespreken.

Eén vergadering stond in het teken van de goedkeuring van de jaarrekening 2020 en het accountantsverslag (juni), waarbij de accountant aanwezig was. Vanwege de corona-situatie vonden de bijeenkomsten voornamelijk digitaal plaats.

In 2021 heeft de Raad van Bestuur over de volgende onderwerpen goedkeuring gevraagd aan de RvT:
  • Bouw | Businesscase en Leidende Principes (goedgekeurd)
  • Bouw | het voorstel om de risicoanalyse bij het beëindigen van elke bouwfase te doorlopen en bespreken met de RvT (instemming)
  • Bouw | Programma van Eisen (goedgekeurd)
  • Bouw | Schetsontwerp gebouw A en gebouw B – definitiefase - (goedgekeurd)
  • Bouw | WFZ: het doen van een aanvraag bij het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WFZ) om deelnemer te worden en borging aan te vragen en om deze aanvraag parallel te laten lopen met de financieringsaanvragen bij de banken met en zonder WFZ-borging (de RvT kan zich hierin vinden)
  • VPB-heffing: aanpassing van statuten aan de eis dat winsten, ook in geval van liquidatie, uitsluitend kunnen worden aangewend ten bate van (a) een lichaam waarop de zorgvrijstelling van toepassing is, (b) ten bate van haar kwalificerende aandeelhouder(s) of (c) een algemeen maatschappelijk belang (advies overgenomen)
  • Samenwerking met Woonzorg Nederland:
    • De samenwerkingsovereenkomst tussen Stichting Woonzorg Nederland en Stichting de Posten betreffende de Ronde Vleugel in Woonpark de Posten te Enschede d.d. 1 april 2021 (goedgekeurd)
    • De huurovereenkomst zorgvastgoed Woonzorgcentrum De Posten–de ronde vleugel (De Posten 135-050 t/m 135-084, 135-150 t/m 135-181,135-250 t/m 135-280 en 135-350 t/m 135-381, te Enschede) d.d. april 2021 (goedgekeurd)
  • Jaarrekening en accountantsverslag 2020 (goedgekeurd) met verlenen van decharge aan bestuurder voor het in 2020 gevoerde beleid
  • Aflossing hypothecaire lening: in 2021 vervroegd aflossen van de hypothecaire lening ten bedrage van €5.550.000 tegen vergoeding van de contante waarde van de toekomstige rentevergoedingen tot het einde van de looptijd (instemming)
  • Kaderbrief 2022 (goedgekeurd)
  • Begroting 2022 (goedgekeurd)
  • Klassenindeling WNT 2021 de Posten in klasse IV (goedgekeurd) met voorstel tot honorering van de RvT-leden en de bestuurder volgens klasse III
Bezoldiging
In het Reglement Raad van Toezicht is bepaald dat de RvT de vergoeding voor de leden jaarlijks vaststelt na overleg met de Raad van Bestuur. De vergoeding is afgestemd op de voor een organisatie met een omvang en complexiteit als die van de Posten bepaalde normen, conform de bepalingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT2) en de richtlijnen van de NTZ. Door de Raad van Toezicht is de jaarlijkse vergoeding voor de leden vastgesteld op 66% van het maximale vergoeding in klasse IV WNT. Dit komt uit op €19.125 voor de voorzitter en €12.750 voor de overige leden. Voor 2022 worden de bedragen geïndexeerd