Leiderschap, governance, medezeggenschap en management

De Posten werkt volgens de Landelijke Governancecode Zorg 2017. Het draagt bij aan het waarborgen van goede zorg, het realiseren van de maatschappelijke doelstelling en daarmee het maatschappelijk vertrouwen. Daarnaast heeft de Posten medezeggenschap en inspraak op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In overeenstemming hiermee heeft de Posten een Cliëntenraad (CR) en Ondernemingsraad (OR). Ook kent de Posten een Verpleegkundige Adviesraad (VAR).

In het kader van kwaliteitsverbetering draagt de directeur-bestuurder zorg voor transparantie over het gevoerde beleid en heeft de Posten duidelijke afspraken vastgelegd over de informatie die beschikbaar is voor de toezichthoudende en medezeggenschapsorganen.
Naast formele advies- en instemmingsonderwerpen krijgen de raden regelmatig het verzoek mee te denken in plan- en beleidsontwikkeling. Ook onze leidinggevenden en onze sleutelfunctionarissen nemen wij hierin mee. Informatie-uitwisseling vindt plaats middels periodieke overlegvergaderingen (met eventuele aansluiting van inhoudsdeskundigen), themabijeenkomsten, agenda-overleggen, evaluatiemomenten, informatieve bijeenkomsten en indien wenselijk aparte overleggen met de directeur-bestuurder. De planning van de overlegvergaderingen verloopt volgens de beleidscyclus. Onze medewerkers en stakeholders houden wij regulier op de hoogte over de beleidsontwikkelingen middels berichtgevingen op inter- en intranet, blogberichten, vlogfilmpjes, social media, digitale nieuwsbrieven, de reguliere voortgangsinformatie directie en bouw, ons “de Postenmagazine” en via ons kwaliteits- en jaarverslag en kwaliteitsplan, de meeloopstages van de directeur-bestuurder in de teams, lunchbijeenkomsten, informatie-, introductie- en blijfbijeenkomsten voor en met (nieuwe) medewerkers. Tijdens deze bijeenkomsten wordt ook onze visie op leiderschap, waarbij het klantproces centraal staat, altijd besproken. Het is tevens onderdeel van het traject Samen Sturen, één van de randvoorwaarden van onze verbeterdoelen. Dit traject richt zich op meer helderheid en samenhang in de teams en heeft ten doel om samen met de zorgteams de missie en visie van de Posten te realiseren.

De directeur-bestuurder van de Posten is verpleegkundige en gezondheidswetenschapper. Daarnaast vindt borging van de beroepsgroep verpleegkundigen plaats door regulier overleg met de VAR waarvan de voorzitter lid is van het deeltijd-Kernteam (staf). In onze communicatiestructuur is de betrokkenheid van de specialist ouderengeneeskunde geborgd.


De plannen voor 2021 zijn als volgt:
  • In 2021 borduren we voort op onze vlogfilmpjes en vlog-website waarin wij informatie delen over onze werkzaamheden en successen. In 2021 zullen we ons vooral richten op de actuele corona-situatie en de ervaringen van onze medewerkers
  • We gaan verder met de door-ontwikkeling van de communicatie-strategie waarna alle kanalen en tools in de huisstijl en passend bij de strategische ambities worden vormgegeven
  • In 2021 gaan we verder met de procesoptimalisatie van het traject Samen Sturen, bedoeld om de omslag van het zelf sturen naar het samen sturen te realiseren
  • We borduren voort op onze website Kwaliteit in Beeld waarin ons te voeren beleid middels ons Kwaliteitsplan en onze evaluaties en beoordelingen middels onze Kwaliteits- en Jaarverslagen en Directiebeoordeling zijn en in 2021 worden opgenomen

De ontwikkelingen in 2020 waren:
  • In 2020 vonden er 11 vergaderingen (inclusief thema- en kwaliteitscommissiebijeenkomsten) met de RvT plaats, 6 vergaderingen (inclusief evaluatiebijeenkomst) met de CR, 4 vergaderingen met de OR en bij 4 vergaderingen was de directeur-bestuurder bij de VAR aanwezig
  • In de diverse raden is in 2020 gesproken over en zijn zij (mede middels klankbordbijeenkomsten) betrokken geweest bij de onderwerpen: financiële kwartaalrapportages, werkwijzen rondom MDO’s, verbeterparagraaf/verbeterdoelen kwaliteitsplan, kwaliteitsbudget, kwaliteitsverslag, jaarrekening, begroting, kaderbrief, project Samen Sturen, nieuwbouw, gesprekken met het Zorgkantoor, visiedocument Visie & Focus, privacy-statements en cameratoezicht, plaats- en tijdonafhankelijk werken, tijdelijke bezoekregelingen, zorgtechnologie en bereikbaarheid
  • Samen met de Cliëntenraad hebben we een nieuw reglement, passend bij de nieuwe WMCZ, opgesteld en vastgesteld
  • We hebben ons visiedocument Visie & Focus ontwikkeld
  • Middels reguliere digitale Bouwnieuwsbrieven en zomerbijeenkomsten hebben wij onze medewerkers en vrijwilligers meegenomen in de ontwikkelingen van Woonpark de Posten
  • We zijn gestart met de reguliere Voortgangsinformatie Directie en Voortgangsinformatie Bouw voor de Raad van Toezicht, Kernteam, medezeggenschap en leidinggevenden waarin wij hen informeren over alle in- en externe ontwikkelingen van of rondom de Posten
  • Middels reguliere Updates corona en een speciale intranetsite over corona, hebben wij onze medewerkers continu geïnformeerd over de corona-ontwikkelingen. Ook met vlogfilmpjes hebben we hieraan aandacht besteed. De ervaringen van onze collega’s hierin delen wij in 2021
  • De door-ontwikkeling van de communicatie-strategie heeft in 2020 stil gelegen vanwege de corona-situatie, maar deze wordt in 2021 weer opgepakt
  • We zijn gestart met de ontwikkeling van een aparte interne website over De Koers van de Posten
  • In 2020 is een eerste versie van de nieuwe overleg- en communicatiestructuur opgeleverd, die in 2021 wordt door-ontwikkeld
  • Onze website Kwaliteit in Beeld, waarin ons Kwaliteitsplan en Kwaliteits- en Jaarverslag is opgenomen, is in 2020 geoptimaliseerd

Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

In 2020 bestond de Raad van Bestuur/Directie uit:
Periode Naam Nevenfuncties
01-01-2020 tot
31-12-2020
De heer drs. D.M.R. Hogenboom
(directeur-bestuurder)
Lid kerngroep Wonen en Zorg bij Actiz
Lid Taskforce Wonen en Zorg namens ActiZ

Voor de bezoldiging van de bestuurder conformeert de Posten zich aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS is de Posten ingedeeld in klasse IV, met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor 2020 van €185.000. In het kader van het openbaar te maken informatie over de bezoldiging van topfunctionarissen in de zin van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2020 van de Posten.

De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en de organisatie en dat hij op een zorgvuldige, deskundige en onafhankelijke wijze zijn werkzaamheden uitvoert.

In 2020 is de directeur-bestuurder geaccrediteerd bij de NVZD. De directeur-bestuurder neemt sinds 2020 deel aan een intervisiegroep en is gestart met de Masterclass Wonen Zorg (van Coïncide B.V.).

Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en werkwijze Raad van Toezicht

Samenstelling Raad van Toezicht per 31 december 2020:
Naam Hoofdfunctie en nevenfuncties Beroep Geboortedatum
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes, (voorzitter RvT) Hoofdfunctie: Directeur-bestuurder
Stichting Rugpoli

Nevenfuncties:
  • Plv. voorzitter Raad van Commissarissen
    Stichting Concordia
  • Voorzitter bestuur Zelfstandige
    Klinieken Nederland
Directeur 22-07-1964
De heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA(vicevoorzitter RvT) Hoofdfunctie: algemeen adviseur SWS
Nevenfuncties:
  • Administrateur Commissie van Beheer over het G.J. van Heekpark
  • Penningmeester stichting Van Heekpark Monument in de 21e Eeuw
  • Penningmeester stichting Vrienden Kunst in het Volkspark
  • Penningmeester stichting KunstNonStop
  • Financieel adviseur (ad hoc) voor bedrijven en particulieren
  • Penningmeester VvE Stadsbleek 1 Oldenzaal
Adviseur Waarborgfonds Sport 24-06-1948
De heer dr. R. Toet Hoofdfunctie: Gemeentesecretaris / algemeen directeur gemeente Haaksbergen

Nevenfunctie:
  • Lid Raad van Toezicht Onderwijsbureau Twente
Directeur 27-07-1971
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff Hoofdfunctie: Algemeen directeur SWB Midden Twente

Nevenfuncties:
  • Voorzitter Raad van Commissarissen Rabobank Centraal Twente (Hengelo)
  • Bestuurslid / penningmeester Gelderman Stichting (Oldenzaal)
  • Directeur /eigenaar Monninkhoff Advies BV
Directeur 26-04-1961
Prof.dr.ir. M. C. van der Voort Hoofdfunctie: Professor Human Centred Design & Scientific co-director DesignLab, University of Twente

Nevenfuncties:
  • Founder (oprichter & eigenaar) Mesmerising Concepts
Professor Human Centred Design & Scientific co-director DesignLab 28-01-1974

Rooster van benoeming en aftreding leden Raad van Toezicht per 31-12-2020:
Naam Jaar benoeming A B Voordrachtszetel Benoemen opvolger per
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes 01-01-2016 01-01-2020 31-12-2023 Humanistisch Verbond 01-01-2024
De heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA 01-01-2013 01-01-2017 31-12-2020 -- 01-01-2021
De heer dr. R. Toet 01-01-2013 01-01-2017 31-12-2020 -- 01-01-2021
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 -- 01-01-2026
Prof.dr.ir. M.C. van der Voort 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 Cliëntenraad 01-01-2026

A = 2e periode na herbenoeming B=datum van aftreden op basis van Governance Code

Per 31 december 2020 zijn de heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA en de heer dr. R. Toet statutair afgetreden.
Per 1 januari 2021 zijn twee nieuwe leden van de RvT geïnstalleerd: mevrouw E.G. Grijsen Bsc en de heer ing. H.H.J. Kuipers.

In 2020 vormden de heer Oude Vrielink en de heer Monninkhoff de financiële auditcommissie.  
Mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Van der Voort vormden in 2020 de Kwaliteitscommissie RvT.
Bovengenoemde commissies kwamen met regelmaat samen met en fungeren als klankbord voor de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor deze onderwerpen. 

Ontwikkeling professionaliteit en deskundigheid
In 2020 heeft de RvT intern haar functioneren geëvalueerd. De Raad heeft in de COVID periode extra aandacht besteed aan de benodigde aanpassingen en extra druk op de cliënten, medewerkers en organisatie. De Posten heeft een bijzonder jaar achter de rug. De Raad is trots op de wijze waarop door de organisatie is gehandeld.  
De jaarlijkse evaluatie van de directeur-bestuurder heeft plaatsgevonden op basis van de eisen en wensen die de RvT in het profiel heeft gesteld. De directeur-bestuurder heeft zich in 2020 geaccrediteerd als bestuurder.
In de aankomende jaren moet de Posten een besluit nemen over het nieuw inrichten en bouwen van de gebouwen. In 2020 heeft de RvT in haar scholing aandacht besteed aan risico gestuurd bouwproject beheer. Ook kwaliteit van zorg en binden en boeien van medewerkers zijn in de scholing van de RvT aan bod gekomen.

Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling

De Posten heeft als maatschappelijke organisatie een rol van betekenis in Enschede, in de eerste plaats voor haar klanten. De hoofdlocatie aan de Posten in Enschede heeft bovendien een belangrijke buurtfunctie voor stadsdeel Zuid. Ook als werkgever wordt de Posten gewaardeerd. Daarnaast kan de Posten rekenen op een groot aantal vrijwilligers die met name uit stadsdeel Zuid afkomstig zijn en daarmee ook voor een stevige band zorgen met de omgeving.
De Posten fungeert als opleidingsinstelling voor veel beroepen in de zorg. Ook de ondersteunende diensten bieden stage- en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast delen wij onze kennis en kunde met onderwijsinstellingen en lopen jaarlijks leerlingen/stagiaires stage bij de Posten of volgen een opleiding. Verder biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan en biedt de Posten onderdak aan studenten en kwetsbare jongeren. Zie hiervoor ook de paragraaf maatschappelijk verantwoord ondernemerschap.

Toezicht vanuit maatschappelijke doelstelling (verslag van de Raad van Toezicht)

Onze visie op toezicht en bestuur
De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en presteren van de Posten, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder en staat hem met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de RvT.

De RvT vervult zijn functie vanuit een maatschappelijk perspectief. Hij let op het behalen van het maatschappelijke doel van de Posten: het geven van goede zorg aan mensen met een zorgvraag, zowel intramuraal als extramuraal en binnen de humanistische mensvisie. Daarnaast let de RvT op de financiële continuïteit en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering. Hij draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van de Posten door inbreng van specifieke expertise.

De toevoeging van waarde aan de Posten keert terug in drie belangrijke taken van de RvT:

1. De Raad van Toezicht is kader stellend
Bij belangrijke vraagstukken van strategie en beleid denkt de RvT mee en adviseert aan de “voorkant”. Hierdoor wordt vanuit verschillende hoeken naar een vraagstuk gekeken. De RvT biedt de directeur-bestuurder een klankbord op strategisch niveau. Dit komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en maakt “controle achteraf” eenvoudiger

2. De Raad van Toezicht is controlerend
De directeur-bestuurder bepaalt het beleid met inachtneming van de statutaire rolverdeling. De RvT controleert de organisatie en de directeur-bestuurder kwantitatief en kwalitatief op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. De RvT kijkt naar de (meerjaren)begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages en het proces van totstandkoming en inbreng van betrokkenen. Voor een gewogen beeld van prestaties van de organisatie voert de RvT ook gesprekken met de Cliëntenraad, Ondernemingsraad, leden van het Kernteam, Organisatie Ontwikkel Team, Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad en incidenteel met personeelsleden uit de organisatie. Daarnaast heeft de RvT jaarlijks ten minste één gesprek met de accountant.
De RvT hecht veel waarde aan risicobewustzijn en -beheersing. Het risicomanagement maakt onderdeel uit van de managementrapportages.
De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor de besluitvorming op strategisch en tactisch niveau. Hij creëert voorwaarden voor een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door een goede planning en voorbereiding van vergaderingen, tijdige beschikbaarheid van stukken en documentatie, verslaglegging van afspraken en besluiten en bijbehorende overwegingen.
De directeur-bestuurder en RvT voorkomen en vermijden tegenstrijdigheid van belangen

3. De Raad van Toezicht is vertegenwoordigend
De RvT vormt een eigen beeld van de maatschappelijke context waarin de Posten opereert en van de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken waarvoor de organisatie staat. Hiertoe onderhoudt de RvT contacten met belangrijke stakeholders en is de RvT divers samengesteld zodat vanuit de sociale achtergrond van de RvT hieraan een goede bijdrage geleverd kan worden. Verkregen inzichten dragen bij aan de visie op de koers en de speerpunten van de Posten

Statuten, reglementen en informatieverstrekking
De statuten en reglementen van de Posten, RvT en directeur-bestuurder voorzien in bepalingen ten aanzien van de kwaliteit en onafhankelijkheid van de RvT, in procedures voor (her)benoeming, schorsing en ontslag en gedragsregels. Integraal onderdeel van het reglement directeur-bestuurder is de Notitie informatieverstrekking. Hierin staat beschreven welke informatie wanneer door de directeur-bestuurder aan de RvT wordt verschaft. De ijkpunten die de RvT hanteert bij zijn toezichthoudende taak zijn beschreven in het reglement RvT. Ook in de visie op toezichthouden komt dit aspect aan de orde.

Werkzaamheden
De RvT heeft in 2020 11 x keer vergaderd met de bestuurder waaronder themabijeenkomsten over de bouw (waarvan één bijeenkomst over risicomanagement bouw). Daarnaast werd dit thema, maar werden ook andere thema’s tijdens de reguliere RvT vergaderingen besproken die door extern adviseur AT Osborne (bouw-onderwerpen), leden van het lijn- of staf-Kernteam en leidinggevenden werden toegelicht. Onderwerpen die aan bod kwamen waren: binden, boeien en behouden van medewerkers, Business- en Bankingcase Woonpark de Posten, de ervaringen met de nieuwe invulling van de rollen van de zorgmanagers, het leidinggevend kader en de herverdeling van de teams. 
Eén vergadering stond in het teken van de goedkeuring van de jaarrekening 2019 en het accountantsverslag (juni), waarbij de accountant aanwezig was.
Vanwege de corona-situatie vonden de bijeenkomsten voornamelijk digitaal plaats. 

Daarnaast vond in 2020 een wervingsprocedure voor RvT-leden plaats. Dit heeft geresulteerd in de benoeming van twee nieuwe RvT leden per 1 januari 2021. 
Ook vond in 2020 een bijeenkomst plaats met de Raden van Toezicht van de samenwerkingspartners van Zorgschakel Enschede (ZSE) over de nieuwe Meerjarenvisie van ZSE.
Een delegatie van de RvT bracht in 2020 een bezoek aan de Technologie & Zorgacademie (TZA) en heeft vanuit haar rol meegedacht in de visie op Zorgtechnologie van de Posten. 
Enkele leden van de Raad zijn in 2020 aanwezig geweest bij een overleg van de bestuurder met de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad. 

In 2020 heeft de Raad van Bestuur over de volgende onderwerpen goedkeuring gevraagd aan de RvT:
  • Visiedocument Visie & Focus (goedgekeurd)
  • Bouw: projectvoorstel met programmanagement en kernstrategie (goedgekeurd)
  • Jaarrekening en accountantsverslag 2019 (goedgekeurd)
  • Kwaliteits- en jaarverslag 2019 (goedgekeurd)
  • Bouw: strategisch vastgoeddocument bouw (goedgekeurd)
  • Bouw: uitgangspunten Businesscase en systematiek (goedgekeurd)
  • Uitgangspunten begroting 2021 (goedgekeurd)
  • Begroting 2021 (goedgekeurd)
  • Bouw: (eventuele) waarde-aanpassing onroerend goed (instemming verleend)
  • Meerjarenstrategie 2021 – 2024 (goedgekeurd)
  • Kwaliteitsplan 2021 inclusief Verbeterdoelen (goedgekeurd)
  • Klassenindeling WNT 2021 de Posten in klasse IV (goedgekeurd)
Daarnaast heeft RvT in 2020 ingestemd met de koers van Zorgschakel Enschede en de rol van de Posten hierin

Bezoldiging
In het Reglement Raad van Toezicht is bepaald dat de RvT de vergoeding voor de leden jaarlijks vaststelt na overleg met de Raad van Bestuur. De vergoeding is afgestemd op een voor een organisatie met een omvang als die van de Posten bepaalde normen, conform de bepalingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT2) en de richtlijnen van de NTZ. Door de Raad van Toezicht is de jaarlijkse vergoeding voor de leden vastgesteld op 59% van het maximale vergoeding in klasse IV WNT. Dit komt uit op €16.875 voor de voorzitter en €11.250 voor de overige leden. Voor 2021 worden de bedragen geïndexeerd.