De Posten werkt volgens de Landelijke Governancecode Zorg 2022. Het draagt bij aan het waarborgen van goede zorg, het realiseren van de maatschappelijke doelstelling en daarmee het maatschappelijk vertrouwen. Daarnaast heeft de Posten medezeggenschap en inspraak op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In overeenstemming hiermee heeft de Posten een Cliëntenraad (CR) en Ondernemingsraad (OR). Ook kent de Posten een Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad (VAR).

In het kader van kwaliteitsverbetering draagt de directeur-bestuurder zorg voor transparantie over het gevoerde beleid en heeft de Posten duidelijke afspraken vastgelegd over de informatie die beschikbaar is voor de toezichthoudende en medezeggenschapsorganen.
Naast formele advies- en instemmingsonderwerpen krijgen de raden regelmatig het verzoek mee te denken in plan- en beleidsontwikkeling. Ook onze leidinggevenden en adviseurs zijn hier belangrijk in. Informatie-uitwisseling vindt plaats middels periodieke overlegvergaderingen (met eventuele aansluiting van inhoudsdeskundigen), themabijeenkomsten, agenda-overleggen, evaluatiemomenten, informatieve bijeenkomsten en indien wenselijk aparte overleggen met de directeur-bestuurder. De planning van de overlegvergaderingen verloopt volgens de beleidscyclus. Onze medewerkers en stakeholders houden wij regulier op de hoogte over de beleidsontwikkelingen middels berichtgevingen op inter- en intranet, blogberichten, vlogfilmpjes, social media, digitale nieuwsbrieven, de reguliere voortgangsinformatie directie en voortgangsinformatie Woonpark de Posten, ons “de Postenmagazine” en via ons kwaliteits- en jaarverslag en kwaliteitsplan, de meeloopstages van de directeur-bestuurder in de teams, lunchbijeenkomsten, informatie-, introductie- en blijfbijeenkomsten voor en met (nieuwe) medewerkers. Tijdens deze bijeenkomsten wordt ook onze missie, visie en visie op leiderschap, waarbij het klantproces centraal staat, altijd besproken.

De directeur-bestuurder van de Posten is verpleegkundige en gezondheidswetenschapper. Daarnaast vindt borging van de beroepsgroep verpleegkundigen plaats door regulier overleg met de VAR waarvan de voorzitter lid is van het Kernteam. In onze communicatiestructuur is de betrokkenheid van de specialist ouderengeneeskunde geborgd.

Kwaliteitsplan 2023
Verslag 2022

Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

In 2021 bestond de Raad van Bestuur/Directie uit:

Voor de bezoldiging van de bestuurder conformeert de Posten zich aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS is de Posten ingedeeld in klasse IV, met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor 2022 van €199.000. In het kader van de openbaar te maken informatie over de bezoldiging van topfunctionarissen in de zin van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2022 van de Posten.

De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en de organisatie en dat hij op een zorgvuldige, deskundige en onafhankelijke wijze zijn werkzaamheden uitvoert.

De directeur-bestuurder is geaccrediteerd bij de NVZD. De directeur-bestuurder neemt deel aan een intervisiegroep en aan Masterclass Wonen Zorg (van Coïncide B.V.).

Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en werkwijze Raad van Toezicht

Samenstelling Raad van Toezicht van 1 januari tot en met 31 december 2022:
Rooster van benoeming en aftreding leden Raad van Toezicht per 31-12-2021:
A = 2e periode na herbenoeming B=datum van aftreden op basis van Governance Code

Na het verstrijken van hun eerste termijn zijn mevrouw Van der Voort en de heer Monninkhoff per 01-01-2022 herbenoemd voor een tweede zittingsperiode van 4 jaar in de Raad van Toezicht.

In 2022 waren de commissies van de RvT als volgt samengesteld:

• Financiële auditcommissie: de heer Monninkhoff* en de heer Kuipers
• Kwaliteitscommissie: mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Van der Voort
• Commissie HR: mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Grijsen

*tijdens de financiële auditcommissie in mei nam mevrouw Klopper-Kes waar voor de heer Monninkhoff

Het  ontbreken van de interne auditdienst wordt opgevangen doordat de auditcommissie verslag doet aan de Raad van Toezicht tijdens een reguliere Raad van Toezicht-vergadering in het bijzijn van de bestuurder en de controller.

Daarnaast waren delegaties of individuele leden van de RvT in 2022 aanwezig en/of betrokken bij:

• De bezoeken aan de medezeggenschap (OR, CR en VAR): roulerend en in wisselende samenstelling. Mevrouw Van der Voort is als voordrachtslid het vaste aanspreekpunt voor de CR
• De voortgang rondom de nieuwbouw. Besluitvorming is voorbehouden aan de voltallige RvT
• Besprekingen over de concept-statuten en het concept-bestuursreglement. Besluitvorming is voorbehouden aan de voltallige RvT
• De externe audit van de ISO-certificering

Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling

De Posten heeft als maatschappelijke organisatie een rol van betekenis in Enschede, in de eerste plaats voor haar klanten. De hoofdlocatie aan de Posten in Enschede heeft bovendien een belangrijke buurtfunctie voor stadsdeel Zuid. Ook als werkgever wordt de Posten gewaardeerd. Daarnaast kan de Posten rekenen op een groot aantal vrijwilligers die met name uit stadsdeel Zuid afkomstig zijn en daarmee ook voor een stevige band zorgen met de omgeving. 
De Posten fungeert als opleidingsinstelling voor veel beroepen in de zorg. Ook de ondersteunende diensten bieden stage- en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast delen wij onze kennis en kunde met onderwijsinstellingen en lopen jaarlijks leerlingen/stagiaires stage bij de Posten of volgen een opleiding. Verder biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan. Zie hiervoor ook de paragraaf maatschappelijk verantwoord ondernemerschap onder Algemeen Beleid.

Toezicht vanuit maatschappelijke doelstelling (verslag van de Raad van Toezicht)

Onze visie op toezicht en bestuur
De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en presteren van de Posten, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder en staat hem met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de RvT. 

De RvT vervult zijn functie vanuit een maatschappelijk perspectief. Hij let op het behalen van het maatschappelijke doel van de Posten: het geven van goede zorg aan mensen met een zorgvraag, zowel intramuraal als extramuraal. Hierbij staat een inclusieve mensvisie centraal. Daarnaast let de RvT op de financiële continuïteit en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering. Hij draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van de Posten door inbreng van specifieke expertise. 

De toevoeging van waarde aan de Posten keert terug in drie belangrijke taken van de RvT:

1. De Raad van Toezicht is kader stellend
Bij belangrijke vraagstukken van strategie en beleid denkt de RvT mee en adviseert aan de “voorkant”. Hierdoor wordt vanuit verschillende hoeken naar een vraagstuk gekeken. De RvT biedt de directeur-bestuurder een klankbord op strategisch niveau. Dit komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en maakt “controle achteraf” eenvoudiger.

2. De Raad van Toezicht is controlerend
De directeur-bestuurder bepaalt het beleid met inachtneming van de statutaire rolverdeling. De RvT controleert de organisatie en de directeur-bestuurder kwantitatief en kwalitatief op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. De RvT kijkt naar de (meerjaren)begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages en het proces van totstandkoming en inbreng van betrokkenen. Voor een gewogen beeld van prestaties van de organisatie voert de RvT ook gesprekken met de Cliëntenraad, Ondernemingsraad, leden van het Kernteam, Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad en incidenteel met personeelsleden uit de organisatie. Daarnaast heeft de RvT jaarlijks ten minste één gesprek met de accountant. 
De RvT hecht veel waarde aan risicobewustzijn en -beheersing. Het risicomanagement maakt onderdeel uit van de managementrapportages. 
De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor de besluitvorming op strategisch en tactisch niveau. Hij  creëert voorwaarden voor een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door een goede planning en voorbereiding van vergaderingen, tijdige beschikbaarheid van stukken en documentatie, verslaglegging van afspraken en besluiten en bijbehorende overwegingen. 
De directeur-bestuurder en RvT voorkomen en vermijden tegenstrijdigheid van belangen. 

3. De Raad van Toezicht is vertegenwoordigend
De RvT vormt een eigen beeld van de maatschappelijke context waarin de Posten opereert en van de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken waarvoor de organisatie staat. Hiertoe onderhoudt de RvT contacten met belangrijke stakeholders en is de RvT divers samengesteld zodat vanuit de sociale achtergrond van de RvT hieraan een goede bijdrage geleverd kan worden. Verkregen inzichten dragen bij aan de visie op de koers en de speerpunten van de Posten.

Statuten, reglementen en informatieverstrekking
De statuten en reglementen van de Posten, RvT en directeur-bestuurder voorzien in bepalingen ten aanzien van de kwaliteit en onafhankelijkheid van de RvT, in procedures voor (her)benoeming, schorsing en ontslag en gedragsregels. Integraal onderdeel van het reglement directeur-bestuurder is de Notitie informatieverstrekking. Hierin staat beschreven welke informatie wanneer door de directeur-bestuurder aan de RvT wordt verschaft. De ijkpunten die de RvT hanteert bij zijn toezichthoudende taak zijn beschreven in het reglement RvT. Ook in de visie op toezichthouden komt dit aspect aan de orde.

Werkzaamheden
De RvT heeft in 2022 9 x keer vergaderd met de bestuurder waaronder themabijeenkomsten over AVG/Veiligheid, ICT en Privacy, Zorgtechnologie (en de hierin al behaalde resultaten zoals het zorgoproepsysteem binnen Erve Leppink) en Hulp bij geldzorgen van medewerkers. Ook kwamen onderwerpen als grensoverschrijdend gedrag, het kwaliteitsplan en de verbeterdoelen 2022, het plan van aanpak naar aanleiding van de uitgevoerde MTO en de evaluatiebijeenkomsten rondom de zomerperiode, de voortgang van Woonpark de Posten en de businesscase, het accountantsverslag, de acties die de Posten onderneemt ten aanzien van personeelsschaarste (o.a. inzet van de leerafdeling, inzet op binden en boeien, familieparticipatie, roosterpilot) en zeggenschap van de professionals, de denkrichtingen van de directeur-bestuurder inzake de huidige en toekomstige organisatiestructuur en de daarbij behorende rollen, verantwoordelijkheden en werkprocessen. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht zich in 2022 gebogen over de wijziging van de statuten van Stichting de Posten waarvoor de Posten een externe deskundige heeft ingeschakeld. Het hierop te wijzigen Bestuursreglement komt in 2023 aan bod.

Naast bovengenoemde bijeenkomsten, kwamen de financiële auditcommissie, de HR-commissie en de Kwaliteitscommissie ieder afzonderlijk met de bestuurder 4 x bij elkaar. Onderwerpen die hierbij aan bod kwamen, waren: de businesscase, het lange termijn plan wijkgericht werken, de aanpassingen van de bestemmingsreserves, de aanpassing van de impairment, de heroriëntatie op de huishoudelijke ondersteuning, de managementletter, wat is professioneel gedrag en hoe stuur je professionals aan, veranderingsbereidheid, het SPP kwantitatief, het gebruik van het dashboard en in hoeverre dit de teams ondersteunt, de teamplannen, persoonsgericht zorg, welzijn binnen de Posten. Daarnaast bracht de Kwaliteitscommissie RvT begin december bezoek aan de Proeftuin en kwamen de onderwerpen Professioneel Platform de Posten en de door de Posten ontvangen subsidie Zeggenschap en Veerkracht ter sprake.
Verder was de Raad van Toezicht aanwezig bij de twee gezamenlijke bijeenkomsten met het Kernteam, de medezeggenschap en de leidinggevenden. Tijdens deze bijeenkomsten, waarin de thema’s “Veranderen doen WIJ samen” en “Ouder Worden 2040” aan bod kwamen, stonden in het teken van de ontwikkelingen van de toekomst van de ouderenzorg en de wijze waarop de Posten hierin mee wil bewegen.

De jaarlijkse bijeenkomst met de Raden van Toezicht en bestuurders van het samenwerkingsverband Zorgschakel Enschede waarbij ook altijd een delegatie van de Raad van Toezicht aanwezig is, is verschoven naar 2023. Tijdens deze bijeenkomsten worden de thema’s van de meerjarenvisie van ZSE met elkaar besproken. 

In  de RvT-vergadering van mei 2022, waarbij de accountant aanwezig was, verleende de RvT goedkeuring aan de jaarrekening 2021 en verleende decharge aan de bestuurder voor het in 2021 gevoerde beleid.

In 2022 heeft de Raad van Bestuur over de volgende onderwerpen goedkeuring gevraagd aan de RvT:

• Het nieuwe “slanke” voorstel van de statuten (goedgekeurd) en de uiteindelijk definitief nieuwe statuten van Stichting de Posten (goedgekeurd met aandachtspunt: situaties waarin (een schijn van) belangenverstrengeling ontstaat of waarin wordt afgeweken van de statuten of Governance Code beargumenteerd vastleggen in de notulen, conform het “pas toe of leg uit”-principe)
• Jaarrekening 2021 (goedgekeurd) met verlening van decharge aan bestuurder voor het in 2021 gevoerde beleid
• Financiële Kaderbrief (goedgekeurd)
• Begroting 2023 (voorlopige goedkeuring in verband met ontbreken Jaarplan. De RvT wil het jaarplan en de begroting voor 2023 integraal beoordelen)
• Kaderbrief 2023 (goedgekeurd)
• Klassenindeling WNT 2022 de Posten in klasse IV (goedgekeurd) met vaststelling van honorering van de RvT-leden en de bestuurder volgens klasse III

Jaarlijks worden de commissiesamenstellingen, bezoeken en betrokkenheid van de RvT in een evaluatiebijeenkomst van de RvT besproken.
De leden fungeren als klankbord voor de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor deze onderwerpen.

Ontwikkeling professionaliteit en deskundigheid
Over 2022 heeft de RvT haar eigen functioneren geëvalueerd. Op basis van 5 vragen hebben alle leden, inclusief de bestuurder hun zienswijze op het functioneren van de Raad gegeven. De antwoorden hebben geleid tot een discussie stuk hetgeen in de RvT vergadering is besproken. Daaruit is de conclusie getrokken dat de Raad in 2022 naar behoren heeft gefunctioneerd. De sfeer is veilig waardoor goede inhoudelijke discussies gevoerd konden worden. Er zijn geen hiaten in de kennis en kunde van de Raad vastgesteld.
In oktober 2022 heeft de jaarlijkse evaluatie van de directeur-bestuurder plaatsgevonden.

Bezoldiging
In het Reglement Raad van Toezicht is bepaald dat de RvT de vergoeding voor de leden jaarlijks vaststelt na overleg met de Raad van Bestuur. De vergoeding is afgestemd op de voor een organisatie met een omvang en complexiteit als die van de Posten bepaalde normen, conform de bepalingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT2) en de richtlijnen van de NTZ. Door de Raad van Toezicht is de jaarlijkse vergoeding voor de leden vastgesteld op 66% van het maximale vergoeding in klasse IV WNT. Dit komt uit op €19.800 voor de voorzitter en €13.200 voor de overige leden. Voor 2023 worden de bedragen geïndexeerd.