De Posten werkt volgens de Landelijke Governancecode Zorg 2022. Het draagt bij aan het waarborgen van goede zorg, het realiseren van de maatschappelijke doelstelling en daarmee het maatschappelijk vertrouwen. Daarnaast heeft de Posten medezeggenschap en inspraak op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In overeenstemming hiermee heeft de Posten een Cliëntenraad (CR) en Ondernemingsraad (OR). Ook kent de Posten een Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad (VAR).

In het kader van kwaliteitsverbetering draagt de directeur-bestuurder zorg voor transparantie over het gevoerde beleid en heeft de Posten duidelijke afspraken vastgelegd over de informatie die beschikbaar is voor de toezichthoudende en medezeggenschapsorganen.
Naast formele advies- en instemmingsonderwerpen krijgen de raden regelmatig het verzoek mee te denken in plan- en beleidsontwikkeling. Ook onze leidinggevenden en adviseurs zijn hier belangrijk in. Informatie-uitwisseling vindt plaats middels periodieke overlegvergaderingen (met eventuele aansluiting van inhoudsdeskundigen), themabijeenkomsten, agenda-overleggen, evaluatiemomenten, informatieve bijeenkomsten en indien wenselijk aparte overleggen met de directeur-bestuurder. De planning van de overlegvergaderingen verloopt volgens de beleidscyclus. Onze medewerkers en stakeholders houden wij regulier op de hoogte over de beleidsontwikkelingen middels berichtgevingen op inter- en intranet, blogberichten, vlogfilmpjes, social media, digitale nieuwsbrieven, de reguliere voortgangsinformatie directie en voortgangsinformatie Woonpark de Posten, ons “de Postenmagazine” en via ons kwaliteits- en jaarverslag en kwaliteitsplan, ontmoetingen van de directeur-bestuurder aan de teams, lunchbijeenkomsten, informatie-, introductie- en blijfbijeenkomsten voor en met (nieuwe) medewerkers. Tijdens deze bijeenkomsten wordt ook onze missie, visie en visie op leiderschap, waarbij het klantproces centraal staat, altijd besproken.

De directeur-bestuurder van de Posten is verpleegkundige en gezondheidswetenschapper. Daarnaast vindt borging van de beroepsgroep verpleegkundigen plaats door regulier overleg met de VAR waarvan de voorzitter lid is van het Kernteam. In onze communicatiestructuur is de betrokkenheid van de specialist ouderengeneeskunde geborgd.

Kwaliteitsplan 2024
Verslag 2023

Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

In 2023 bestond de Raad van Bestuur/Directie uit:

Voor de bezoldiging van de bestuurder conformeert de Posten zich aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS is de Posten ingedeeld in klasse IV, met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor 2023 van €205.000. In het kader van de openbaar te maken informatie over de bezoldiging van topfunctionarissen in de zin van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2023 van de Posten.

De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en de organisatie en dat hij op een zorgvuldige, deskundige en onafhankelijke wijze zijn werkzaamheden uitvoert.

De directeur-bestuurder is geaccrediteerd bij de NVZD. De directeur-bestuurder neemt deel aan een intervisiegroep.

Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en werkwijze Raad van Toezicht

Samenstelling Raad van Toezicht van 1 januari tot en met 31 december 2023:
Rooster van benoeming en aftreding leden Raad van Toezicht per 31-12-2023:
A = 2e periode na herbenoeming B=datum van aftreden op basis van Governance Code

In juli heeft de RvT besloten dat de heer Monninkhoff vicevoorzitter wordt van de RvT en mevrouw Klopper met ingang van 2024 wordt benoemd als adviseur totdat het besluit over de bouw is afgerond.

In 2023 waren de commissies van de RvT als volgt samengesteld:

• Commissie HR: mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Grijsen
• Financiële auditcommissie: de heer Monninkhoff en de heer Kuipers
• Kwaliteitscommissie: mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Van der Voort

Het ontbreken van de interne auditdienst wordt opgevangen doordat de auditcommissie verslag doet aan de Raad van Toezicht tijdens een reguliere Raad van Toezicht-vergadering in het bijzijn van de bestuurder en de controller.

Daarnaast waren delegaties of individuele leden van de RvT in 2023 aanwezig en/of betrokken bij:

• De bezoeken aan de medezeggenschap (OR, CR en VAR): roulerend en in wisselende samenstelling. Mevrouw Van der Voort is als voordrachtslid het vaste aanspreekpunt voor de CR
• De jaarlijkse gezamenlijke bijeenkomst met delegaties van de Raden van Toezicht en bestuurders binnen ZSE die in het teken stond van de actuele en toekomstige uitdagingen van ZSE
• De jaarlijkse gezamenlijke bijeenkomst met het Kernteam, de medezeggenschap en de leidinggevenden in mei die in het teken stond van “veranderen, loslaten, ombuigen en stoppen”
• De externe audit van de ISO-certificering
• Een bezoek aan de Proeftuinen
• Twee meldingen van calamiteiten aan de inspectie (IGJ)

Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling

De Posten heeft als maatschappelijke organisatie een rol van betekenis in Enschede, in de eerste plaats voor haar klanten. De hoofdlocatie aan de Posten in Enschede heeft bovendien een belangrijke buurtfunctie voor stadsdeel Zuid. Ook als werkgever wordt de Posten gewaardeerd. Daarnaast kan de Posten rekenen op een groot aantal vrijwilligers die met name uit stadsdeel Zuid afkomstig zijn en daarmee ook voor een stevige band zorgen met de omgeving. 
De Posten fungeert als opleidingsinstelling voor veel beroepen in de zorg. Ook de ondersteunende diensten bieden stage- en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast delen wij onze kennis en kunde met onderwijsinstellingen en lopen jaarlijks leerlingen/stagiaires stage bij de Posten of volgen een opleiding. Verder biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan. Zie hiervoor ook de paragraaf maatschappelijk verantwoord ondernemerschap onder Algemeen Beleid.

Toezicht vanuit maatschappelijke doelstelling (verslag van de Raad van Toezicht)

De paragraaf Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en werkwijze van de Raad van Toezicht is onderdeel van dit verslag

Onze visie op toezicht en bestuur
De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en presteren van de Posten, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder en staat hem met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de RvT. 

De RvT vervult zijn functie vanuit een maatschappelijk perspectief. Hij let op het behalen van het maatschappelijke doel van de Posten: het geven van goede zorg aan mensen met een zorgvraag, zowel intramuraal als extramuraal. Hierbij staat een inclusieve mensvisie centraal. 
Daarnaast let de RvT op de financiële continuïteit en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering. Hij draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van de Posten door inbreng van specifieke expertise. 

De toevoeging van waarde aan de Posten keert terug in drie belangrijke taken van de RvT: 

1. De Raad van Toezicht is kader stellend
Bij belangrijke vraagstukken van strategie en beleid denkt de RvT mee en adviseert aan de “voorkant”. Hierdoor wordt vanuit verschillende hoeken naar een vraagstuk gekeken. De RvT biedt de directeur-bestuurder een klankbord op strategisch niveau. Dit komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en maakt “controle achteraf” eenvoudiger.

2. De Raad van Toezicht is controlerend
De directeur-bestuurder bepaalt het beleid met inachtneming van de statutaire rolverdeling. De RvT controleert de organisatie en de directeur-bestuurder kwantitatief en kwalitatief op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. De RvT kijkt naar de (meerjaren)begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages en het proces van totstandkoming en inbreng van betrokkenen. Voor een gewogen beeld van prestaties van de organisatie voert de RvT ook gesprekken met de Cliëntenraad, Ondernemingsraad, leden van het Kernteam, Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad en incidenteel met personeelsleden uit de organisatie. Daarnaast heeft de RvT jaarlijks ten minste één gesprek met de accountant. 
De RvT hecht veel waarde aan risicobewustzijn en -beheersing. Het risicomanagement maakt onderdeel uit van de managementrapportages. 
De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor de besluitvorming op strategisch en tactisch niveau. Hij  creëert voorwaarden voor een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door een goede planning en voorbereiding van vergaderingen, tijdige beschikbaarheid van stukken en documentatie, verslaglegging van afspraken en besluiten en bijbehorende overwegingen. 
De directeur-bestuurder en RvT voorkomen en vermijden tegenstrijdigheid van belangen. 

3. De Raad van Toezicht is vertegenwoordigend
De RvT vormt een eigen beeld van de maatschappelijke context waarin de Posten opereert en van de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken waarvoor de organisatie staat. Hiertoe onderhoudt de RvT contacten met belangrijke stakeholders en is de RvT divers samengesteld zodat vanuit de sociale achtergrond van de RvT hieraan een goede bijdrage geleverd kan worden. Verkregen inzichten dragen bij aan de visie op de koers en de speerpunten van de Posten.

Statuten, reglementen en informatieverstrekking
De statuten en reglementen van de Posten, RvT en directeur-bestuurder voorzien in bepalingen ten aanzien van de kwaliteit en onafhankelijkheid van de RvT, in procedures voor (her)benoeming, schorsing en ontslag en gedragsregels. Integraal onderdeel van het reglement directeur-bestuurder is de Notitie informatieverstrekking. Hierin staat beschreven welke informatie wanneer door de directeur-bestuurder aan de RvT wordt verschaft. De ijkpunten die de RvT hanteert bij zijn toezichthoudende taak zijn beschreven in het Bestuursreglement. Ook in de visie op toezichthouden komt dit aspect aan de orde.

Werkzaamheden
De RvT heeft in 2023 10 x keer vergaderd met de bestuurder waaronder ook themabijeenkomsten over de nieuwbouw (met aanwezigheid van de architect en de externe bouwadviseur), de communicatie rondom de nieuwbouw, de veranderopgave, ICT en veiligheid, (de inzet van) technologie en de met Zorgschakel Enschede gezamenlijk geschreven visie op zorgtechnologie.
Ook kwamen onderwerpen aan bod als de aanbesteding Huishoudelijke Ondersteuning, de proeftuinen, het zelfroosteren, de ontwikkelingen rondom de Dynamische OntmoetingsPlek (DOP), de ontwikkelingen rondom de voortgang en externe ondersteuning van en bij Woonpark de Posten, het Werkplan van Zorgschakel Enschede, het accountantsverslag, de ontwikkelingen van de wijkverpleging en thuiszorg waaronder ook aandacht voor de Dag van de Wijkverpleging, de eerste beelden van de begroting 2024 en 2025, de nieuwe CAO, de resultaten van het MTO, twee aan de inspectie (IGJ) gemelde incidentmeldingen, de uitdagingen en aanpak op het gebied van verzuim en inzet van PNIL, de ontwikkelingen in de ouderenzorg; de daarmee gepaard gaande uitdagingen voor de Posten en de slagen die de Posten gaat maken met de introductie van het gedachtegoed Schijf van Vijf, de ontwikkelingen rondom de inzet van Indonesische studenten, het kort geding tegen zes zorgkantoren en onze betrokkenheid hierbij en de inspectierondes van de brandweer.

Naast bovengenoemde bijeenkomsten, kwamen de financiële auditcommissie, de HR-commissie en de Kwaliteitscommissie ieder afzonderlijk met de bestuurder en genodigde professionals 6 x bij elkaar.
Onderwerpen die hierbij aan bod kwamen, waren: de managementletter, de financiële kwartaalrapportages, de second opinion van de VO-raming en de resultaten van het MTO. Daarnaast bracht Kwaliteitscommissie in september een bezoek aan Erve Leppink waarbij zij van medewerkers en een partner van een bewoner uitleg kregen over hun ervaringen aangaande het open deuren-beleid, technologie en het mantelzorgbeleid.

In 2023 heeft de Raad van Bestuur over de volgende onderwerpen goedkeuring gevraagd aan de RvT:

• Begroting 2023 en Jaarplan 2023 (integraal beoordeeld en goedgekeurd)
• T.a.v. jaarrekening 2022: het vormen van een algemene reserve uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserves (goedgekeurd)
• Jaarverslaglegging 2022 (bestuursverslag 2022, jaarrekening 2022 en het accountantsverslag 2022 met verlening van decharge aan de bestuurder voor het in 2022 gevoerde beleid (bestuursverslag 2022 en jaarrekening 2022 goedgekeurd)
• Bestuursreglement (goedgekeurd)
• Aanbesteding Huishoudelijke Ondersteuning, voorgenomen besluit om af te zien van de aanbesteding (goedgekeurd)
• Negatieve bijstelling van het geprognosticeerde resultaat over 2023 ten gevolge van de CAO-verhoging (goedgekeurd)
• Afsluiten van een deposito bij de Rabobank van € 12 miljoen tegen een rente van 3.1% (goedgekeurd)
• Begroting: in december heeft de Raad de plannen voor 2024 met een kostenbegroting goedgekeurd met een voorbehoud voor de definitieve tarifering. De definitieve begrote opbrengsten zijn in januari aan de begroting toegevoegd en goedgekeurd
• Bouw:
• Begroting en daarmee samenhangende Kaderbrief 2024 (goedkeuring, met de kanttekening dat er een onderbouwing voor het realiseren van de taakstelling wordt aangeleverd)
• Klassenindeling WNT 2023 de Posten in klasse IV (goedgekeurd) en honorering volgens het in de vergadering van 11 december 2023 voorgelegde overzicht

Overige besluiten:

• In februari heeft de RvT het zelfevaluatieverslag RvT 2022 vastgesteld
• In juli heeft de RvT besloten dat de heer Monninkhof vicevoorzitter wordt van de RvT en mevrouw Klopper met ingang van 2024 wordt benoemd als adviseur totdat het besluit over de bouw is afgerond
• In november heeft de RvT besloten om voor 2023 af te zien van de periodieke indexering van de RvT-vergoeding. Op deze wijze wil de RvT een steentje bijdragen aan de financiële uitdaging waar de Posten voor staat

Jaarlijks worden de commissiesamenstellingen, bezoeken en betrokkenheid van de RvT in een evaluatiebijeenkomst van de RvT besproken.
De leden fungeren als klankbord voor de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor deze onderwerpen.

Ontwikkeling professionaliteit en deskundigheid
Over 2023 heeft de RvT haar eigen functioneren geëvalueerd. Op basis van 5 vragen hebben alle leden, inclusief de bestuurder hun zienswijze op het functioneren van de Raad gegeven. De antwoorden hebben geleid tot een discussie stuk hetgeen in de RvT vergadering is besproken. Daaruit is de conclusie getrokken dat de Raad in 2023 naar behoren heeft gefunctioneerd. De sfeer is veilig waardoor goede inhoudelijke discussies gevoerd konden worden. Er zijn geen hiaten in de kennis en kunde van de Raad vastgesteld.
De ontwikkeling in professionaliteit van de Raad heeft derhalve thematisch op basis van binnen de Posten levende vraagstukken plaatsgevonden. 
Op 2 juni 2023 heeft de jaarlijkse evaluatie van de directeur-bestuurder plaatsgevonden.

Bezoldiging
In het Bestuursreglement is bepaald dat de RvT de vergoeding voor de leden jaarlijks vaststelt na overleg met de Raad van Bestuur. De vergoeding is afgestemd op de voor een organisatie met een omvang en complexiteit als die van de Posten bepaalde normen, conform de bepalingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT2) en de richtlijnen van de NTZ. Door de Raad van Toezicht is de jaarlijkse vergoeding voor de leden vastgesteld op 66% van het maximale vergoeding in klasse IV WNT. 
Gezien de RvT in november heeft besloten om voor 2023 af te zien van de periodieke indexering van de RvT-vergoeding komt de vergoeding voor 2023 uit op €19.800 voor de voorzitter en €13.200 voor de overige leden. Voor 2024 worden de bedragen geïndexeerd.