Leiderschap, governance, medezeggenschap en management

De Posten werkt volgens de Landelijke Governancecode Zorg 2017. Het draagt bij aan het waarborgen van goede zorg, het realiseren van de maatschappelijke doelstelling en daarmee het maatschappelijk vertrouwen. Daarnaast heeft de Posten medezeggenschap en inspraak op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In overeenstemming hiermee heeft de Posten een Cliëntenraad (CR) en Ondernemingsraad (OR). Ook kent de Posten een Verpleegkundige Adviesraad (VAR).

In het kader van kwaliteitsverbetering draagt de directeur-bestuurder zorg voor transparantie over het gevoerde beleid en heeft de Posten duidelijke afspraken vastgelegd over de informatie die beschikbaar is voor de toezichthoudende en medezeggenschapsorganen.
Naast formele advies- en instemmingsonderwerpen krijgen de raden regelmatig het verzoek mee te denken in plan- en beleidsontwikkeling. Ook ons Organisatie Ontwikkelteam (OOT), onze leidinggevenden en onze sleutelfunctionarissen nemen wij hierin mee. Informatie-uitwisseling vindt plaats middels periodieke overlegvergaderingen (met eventuele aansluiting van inhoudsdeskundigen), themabijeenkomsten, agenda-overleggen, evaluatiemomenten, informatieve bijeenkomsten en indien wenselijk aparte overleggen met de directeur-bestuurder. De planning van de overlegvergaderingen verloopt volgens de beleidscyclus. Onze medewerkers en stakeholders houden wij regulier op de hoogte over de beleidsontwikkelingen middels berichtgevingen op inter- en intranet, blogberichten, vlogfilmpjes, social media, digitale nieuwsbrieven, ons “de Postenmagazine” en via ons kwaliteits- en jaarverslag en kwaliteitsplan, de meeloopstages van de directeur-bestuurder in de teams, lunchbijeenkomsten, informatie-, introductie- en blijfbijeenkomsten voor en met (nieuwe) medewerkers. Tijdens deze bijeenkomsten wordt ook onze visie op leiderschap, waarbij het klantproces centraal staat, altijd besproken. Het is tevens onderdeel van het traject Samen Sturen, één van de randvoorwaarden van onze verbeterdoelen. Dit traject richt zich op meer helderheid en samenhang in de teams en heeft ten doel om samen met de zorgteams de missie en visie van de Posten te realiseren.

De directeur-bestuurder van de Posten is verpleegkundige en gezondheidswetenschapper. Daarnaast vindt borging van de beroepsgroep verpleegkundigen plaats door regulier overleg met de VAR waarvan de voorzitter lid is van het OOT. In onze communicatiestructuur is de betrokkenheid van de specialist ouderengeneeskunde geborgd.


De plannen voor 2020 zijn als volgt:
  • Naast de al bestaande informatie-uitwisselingen, zijn wij gestart met bloggen op intranet en vloggen. Een team enthousiaste medewerkers deelt middels vlogfilmpjes informatie over hun werkzaamheden en successen en vraagt aandacht voor actuele onderwerpen, zoals bijvoorbeeld ons nieuwe meldsysteem en een veilige meldcultuur. Hiervoor heeft de Posten geïnvesteerd in benodigde voorwaarden zoals het aanbieden van vlog-workshops, vlog-apparatuur, een digitaal platform (vlog-website) en tijd en ruimte voor onze medewerkers om vlogs te maken. In 2020 geven wij hieraan vervolg door aandacht voor actuele onderwerpen in vlogs verder uit te lichten
  • We borduren voort op de ontwikkeling van een communicatie-strategie waarna alle kanalen en tools in de huisstijl en passend bij de strategische ambities worden vormgegeven
  • We herijken de besturing en vergaderstructuur o.b.v. onze nieuwe hoofdstructuur waarin formele advies-, goedkeurings- of instemmingsonderwerpen worden meegenomen
  • We gaan verder met onze, samen met onze geledingen, in 2019 gestarte oriëntatie op een nieuwe wijze van medezeggenschap, waarin in ieder geval de nieuwe WMCZ (wet medezeggenschap cliëntenraden zorg) in 2020 gestalte krijgt

De ontwikkelingen in 2019 waren:
  • In 2019 vonden er 10 vergaderingen (inclusief themabijeenkomsten) met de RvT plaats, 10 vergaderingen (inclusief themabijeenkomsten) met de CR, 6 vergaderingen met de OR en bij 4 vergaderingen was de directeur-bestuurder bij de VAR aanwezig
  • In oktober 2019 vond een gezamenlijke themabijeenkomst over medezeggenschap met alle raden en OOT-leden plaats
  • In de diverse raden is er in 2019 gesproken over en zijn zij betrokken geweest bij de onderwerpen: financiële kwartaalrapportages, werkwijzen rondom MDO’s, verbeterparagraaf/verbeterdoelen kwaliteitsplan, kwaliteitsbudget, kwaliteitsverslag, jaarrekening, begroting, kaderbrief, project Samen Sturen, nieuwbouw, gesprekken met het Zorgkantoor
  • We zijn gestart met bloggen en vloggen. Zie voor meer informatie ons Kwaliteitsplan 2020
  • We zijn gestart met de ontwikkeling van een communicatie-strategie waarna alle kanalen en tools in de huisstijl en passend bij de strategische ambities worden vormgegeven
  • We zijn gestart met de oriëntatie op een nieuwe wijze van medezeggenschap, waarin in ieder geval de nieuwe WMCZ (wet medezeggenschap cliëntenraden zorg) in 2020 gestalte krijgt. Zie voor meer informatie ons Kwaliteitsplan 2020 op onze digitale site Kwaliteit in Beeld
  • Middels Bouwbijeenkomsten hebben wij onze medewerkers en vrijwilligers meegenomen in de ontwikkelingen van Woonpark de Posten
  • In 2019 hebben we een nieuwe digitale site Kwaliteit in Beeld ontwikkeld en gepubliceerd waarin ons te voeren beleid middels ons Kwaliteitsplan en onze evaluaties en beoordelingen middels onze Kwaliteits- en Jaarverslagen en Directiebeoordeling zijn en in 2020 worden opgenomen

Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

In 2019 bestond de Raad van Bestuur/Directie uit:
Periode Naam Nevenfuncties
01-01-2019 tot
31-12-2019
De heer drs. D.M.R. Hogenboom
(directeur-bestuurder)
Lid kerngroep Wonen en Zorg bij Actiz
Lid Taskforce Wonen en Zorg namens ActiZ

Voor de bezoldiging van de bestuurder conformeert de Posten zich aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS is de Posten ingedeeld in klasse IV, met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor 2019 van €179.000. In het kader van het openbaar te maken informatie over de bezoldiging van topfunctionarissen in de zin van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2019 van de Posten.

De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en de organisatie en dat hij op een zorgvuldige, deskundige en onafhankelijke wijze zijn werkzaamheden uitvoert.

Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en werkwijze Raad van Toezicht

Samenstelling Raad van Toezicht per 31 december 2019:
Naam Hoofdfunctie en nevenfuncties Beroep Geboortedatum
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes, (voorzitter RvT) Hoofdfunctie: Directeur-bestuurder
Stichting Rugpoli

Nevenfuncties:
  • Plv. voorzitter Raad van Commissarissen
    Stichting Concordia
  • Voorzitter bestuur Zelfstandige
    Klinieken Nederland
Directeur 22-07-1964
De heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA(vicevoorzitter RvT) Hoofdfunctie: algemeen adviseur SWS
Nevenfuncties:
  • Lid financiële auditcommissie RvT de Posten
  • Administrateur Commissie van Beheer over het G.J. van Heekpark
  • Penningmeester stichting Van Heekpark Monument in de 21e Eeuw
  • Penningmeester stichting Vrienden Kunst in het Volkspark
  • Penningmeester stichting KunstNonStop
  • Financieel adviseur (ad hoc) voor bedrijven en particulieren
  • Penningmeester VvE Stadsbleek 1 Oldenzaal
Adviseur Waarborgfonds Sport 24-06-1948
De heer dr. R. Toet Hoofdfunctie: Directeur Gemeentelijk Belastingkantoor Twente

Nevenfunctie:
  • Lid Raad van Toezicht Onderwijsbureau Twente
Directeur 27-07-1971
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff Hoofdfunctie: Algemeen directeur SWB Midden Twente

Nevenfuncties:
  • Voorzitter Raad van Commissarissen Rabobank Centraal Twente (Hengelo)
  • Bestuurslid / penningmeester Gelderman Stichting (Oldenzaal)
  • Directeur /eigenaar Monninkhoff Advies BV
Directeur 26-04-1961
Prof.dr.ir. M. C. van der Voort Hoofdfunctie: Professor Human Centred Design & Scientific co-director DesignLab, University of Twente

Nevenfuncties:
  • Founder (oprichter & eigenaar) Mesmerising Concepts
Professor Human Centred Design & Scientific co-director DesignLab 28-01-1974

Rooster van benoeming en aftreding leden Raad van Toezicht:
Naam Jaar benoeming A B Voordrachtszetel Benoemen opvolger per
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes 01-01-2016 01-01-2020 31-12-2023 Humanistisch Verbond 01-01-2024
De heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA 01-01-2013 01-01-2017 31-12-2020 -- 01-01-2021
De heer dr. R. Toet 01-01-2013 01-01-2017 31-12-2020 -- 01-01-2021
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 -- 01-01-2026
Prof.dr.ir. M.C. van der Voort 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 Cliëntenraad 01-01-2026

A = 2e periode na herbenoeming B=datum van aftreden op basis van Governance Code

In november 2019 is unaniem besloten mevrouw Klopper-Kes te herbenoemen als voorzitter van de RvT.
De heer Oude Vrielink en de heer Monninkhoff vormen de financiële auditcommissie.
Mevrouw Klopper-Kes en mevrouw Van der Voort vormen de Kwaliteitscommissie RvT.
De heer Toet en mevrouw Klopper-Kes vormen de HR-commissie RvT.
Bovengenoemde commissies komen met regelmaat samen met en fungeren als klankbord voor de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor deze onderwerpen.

In de aankomende periode moet de Posten een besluit nemen over het nieuw inrichten van de gebouwen. Daarom heeft de RvT gedurende 2019 in haar scholing aandacht besteed aan de relatie tussen eisen die bouwkundig aan verpleeghuizen worden gesteld en de visie op zorg voor kwetsbare doelgroepen in de toekomst.
De jaarlijkse evaluatie van de RvT heeft, conform de Governancecode Zorg, plaatsgevonden met externe ondersteuning.

Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling

De Posten heeft als maatschappelijke organisatie een rol van betekenis in Enschede, in de eerste plaats voor haar klanten. De hoofdlocatie aan de Posten in Enschede heeft bovendien een belangrijke buurtfunctie voor stadsdeel Zuid. Ook als werkgever wordt de Posten gewaardeerd. Daarnaast kan de Posten rekenen op een groot aantal vrijwilligers die met name uit stadsdeel Zuid afkomstig zijn en daarmee ook voor een stevige band zorgen met de omgeving.
De Posten fungeert als opleidingsinstelling voor veel beroepen in de zorg. Ook de ondersteunende diensten bieden stage- en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast delen wij onze kennis en kunde met onderwijsinstellingen en lopen jaarlijks leerlingen/stagiaires stage bij de Posten of volgen een opleiding. Verder biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan en biedt de Posten onderdak aan studenten en kwetsbare jongeren. Zie hiervoor ook de paragraaf maatschappelijk verantwoord ondernemerschap.

Toezicht vanuit maatschappelijke doelstelling (verslag van de Raad van Toezicht)

Onze visie op toezicht en bestuur
De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren en presteren van de Posten, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder en staat hem met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de RvT.

De RvT vervult zijn functie vanuit een maatschappelijk perspectief. Hij let op het behalen van het maatschappelijke doel van de Posten: het geven van goede zorg, zowel intramuraal als extramuraal, binnen de humanistische mensvisie aan mensen met een zorgvraag. Daarnaast let de RvT op de financiële continuïteit en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering. Hij draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van de Posten door inbreng van specifieke expertise.

De toevoeging van waarde aan de Posten keert terug in drie belangrijke taken van de RvT:

1. De Raad van Toezicht is kader stellend
Bij belangrijke vraagstukken van strategie en beleid denkt de RvT mee en adviseert aan de “voorkant”. Hierdoor wordt vanuit verschillende hoeken naar een vraagstuk gekeken. De RvT biedt de directeur-bestuurder een klankbord op strategisch niveau. Dit komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en maakt “controle achteraf” eenvoudiger

2. De Raad van Toezicht is controlerend
De directeur-bestuurder bepaalt het beleid met inachtneming van de statutaire rolverdeling. De RvT controleert de organisatie en de directeur-bestuurder kwantitatief en kwalitatief op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. De RvT kijkt naar de (meerjaren)begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages en het proces van totstandkoming en inbreng van betrokkenen. Voor een gewogen beeld van prestaties van de organisatie voert de RvT ook gesprekken met de Cliëntenraad, Ondernemingsraad, leden van het Kernteam, Organisatie Ontwikkel Team, Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad en incidenteel met personeelsleden uit de organisatie. Daarnaast heeft de RvT jaarlijks ten minste één gesprek met de accountant.
De RvT hecht veel waarde aan risicobewustzijn en -beheersing. Het risicomanagement maakt onderdeel uit van de managementrapportages.
De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor de besluitvorming op strategisch en tactisch niveau. Hij creëert voorwaarden voor een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door een goede planning en voorbereiding van vergaderingen, tijdige beschikbaarheid van stukken en documentatie, verslaglegging van afspraken en besluiten en bijbehorende overwegingen.
De directeur-bestuurder en RvT voorkomen en vermijden tegenstrijdigheid van belangen

3. De Raad van Toezicht is vertegenwoordigend
De RvT vormt een eigen beeld van de maatschappelijke context waarin de Posten opereert en van de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken waarvoor de organisatie staat. Hiertoe onderhoudt de RvT contacten met belangrijke stakeholders en is de RvT divers samengesteld zodat vanuit de sociale achtergrond van de RvT hieraan een goede bijdrage geleverd kan worden. Verkregen inzichten dragen bij aan de visie op de koers en de speerpunten van de Posten

Statuten, reglementen en informatieverstrekking
De statuten en reglementen van de Posten, RvT en directeur-bestuurder voorzien in bepalingen ten aanzien van de kwaliteit en onafhankelijkheid van de RvT, in procedures voor (her)benoeming, schorsing en ontslag en gedragsregels. Integraal onderdeel van het reglement directeur-bestuurder is de Notitie informatieverstrekking. Hierin staat beschreven welke informatie wanneer door de directeur-bestuurder aan de RvT wordt verschaft. De ijkpunten die de RvT hanteert bij zijn toezichthoudende taak zijn beschreven in het reglement RvT. Ook in de visie op toezichthouden komt dit aspect aan de orde.

Werkzaamheden
De RvT heeft in 2019 10 keer vergaderd met de bestuurder waaronder ook themabijeenkomsten over de bouw, ontwikkelingen op HR-gebied, behandeling in de wijk en het traject “samen sturen”. Tijdens deze themabijeenkomsten hebben de bouwmanager en leden van het OOT, afhankelijk van het onderwerp, toelichting gegeven op deze thema’s.
Met uitzondering van de themabijeenkomsten heeft de Raad voorafgaand aan iedere vergadering zelf een voorbespreking. Eén vergadering stond in het teken van de goedkeuring van het jaardocument 2018 en het accountantsverslag (april), waarbij de accountant aanwezig was. De financiële auditcommissie heeft met de directeur-bestuurder, de controller en de accountant het jaarverslag besproken. Enkele leden van de Raad zijn in 2019 aanwezig geweest bij een overleg van de bestuurder met de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad.

In 2019 kwamen o.a. de volgende onderwerpen aan de orde:
  • Betrokkenheid opstellen functieprofiel controller
  • Betrokkenheid opbouw van de financiële afdeling
  • Instemming voortzetting huurovereenkomst ronde vleugel
  • Goedkeuring allonge huur ronde vleugel
  • Goedkeuring intentieovereenkomst de Posten – Woonzorg Nederland
  • Goedkeuring jaarrekening, accountantsverslag en bestuursverslag 2018
  • Goedkeuring strategisch meerjarenbeleid 2019 – 2021 en instemming bespreekroute
  • Goedkeuring offerte IAA architecten
  • Vaststelling Procuratiereglement
  • Vaststelling Treasury Statuut
  • Herbenoeming mevrouw Klopper-Kes als voorzitter RvT
  • Goedkeuring begroting 2020
  • Goedkeuring onderbouwing indeling de Posten in klasse IV WNT met bijbehorend bezoldigings-maximum van €179.000 (op basis van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS)
Bezoldiging
In het Reglement Raad van Toezicht is bepaald dat de RvT de vergoeding voor de leden jaarlijks vaststelt na overleg met de Raad van Bestuur. De vergoeding is afgestemd op een voor een organisatie met een omvang als die van de Posten bepaalde normen, conform de bepalingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT2) en de richtlijnen van de NTZ. Door de Raad van Toezicht is de jaarlijkse vergoeding voor de leden vastgesteld op 59% van het maximale vergoeding in klasse IV WNT. Dit komt uit op €15.750 voor de voorzitter en €10.500 voor de overige leden. Voor 2020 en 2021 worden de bedragen geïndexeerd. Daarnaast brengen de RvT-leden BTW in rekening.

Ontwikkeling professionaliteit en deskundigheid
In 2019 heeft de RvT gekozen voor begeleiding van externe deskundigen bij de evaluatie en scholing van de RvT zelf, in het licht van de aanwezige competenties. Deze evaluatie is plezierig verlopen en de externe deskundigen hebben een positief oordeel over de RvT gegeven. De jaarlijkse evaluatie van de directeur-bestuurder heeft plaatsgevonden op basis van de eisen en wensen die de RvT in het profiel heeft gesteld. In het kader van persoonlijke ontwikkeling is de directeur-bestuurder in 2019 gestart met een accreditatietraject en heeft hij de studie Toekomstgericht Toezichthouden gevolgd. Om zicht te krijgen in en kritisch te blijven op het bouwproces nemen de RvT en de directeur-bestuurder begin 2020 deel aan een bijscholing risicomanagement bouw.